Rekenkamercommissie privacyverklaring (2024)

Privacyverklaring van de Rekenkamer Schagen

Schagen, 20 oktober 2023 Privacyverklaring van de Rekenkamer Schagen 20 oktober 2023

1

Algemeen

Om onze activiteiten goed te kunnen uitvoeren, is het soms nodig om uw persoonsgegevens te verwerken

De Rekenkamer Schagen verwerkt uw persoonsgegevens op een zorgvuldige en veilige manier in overeenstemming met de Europese Algemene verordening gegevensbescherming (Avg) en de Uitvoeringswet Avg. Daarom beschrijft de Rekenkamer Schagen graag waarom en hoe wij uw persoonsgegevens verwerken en hoe u uw rechten kunt uitoefenen.

Waarom wij uw persoonsgegevens verwerken

Onderzoeken

De Rekenkamer Schagen onderzoekt de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur

Hiervoor verwerken wij soms persoonsgegevens (bijvoorbeeld NAW- of uitkeringsgegevens) en soms bijzondere persoonsgegevens (bijvoorbeeld medische gegevens). Voorafgaand aan elk onderzoek wegen wij zorgvuldig af welke gegevens nodig zijn voor het onderzoek, zodat wij dit met zo min mogelijk gegevens kunnen uitvoeren.

Voor onze onderzoeken verwerken wij soms ook persoonsgegevens die wij bij de gemeente of bijvoorbeeld een gesubsidieerde instelling hebben opgevraagd

Zij zijn op grond van de gemeentewet verplicht deze gegevens aan de Rekenkamer Schagen te verstrekken en u daarover te informeren

Deze gegevens verwerken wij zonder u daarover nog afzonderlijk te informeren

De analyse van deze gegevens gebruiken wij in ons rapport

Uw persoonsgegevens zullen wij niet openbaar maken of met anderen delen.

Ook komt het voor dat wij u om persoonsgegevens vragen, bijvoorbeeld via een enquête, een interview of een groepsgesprek

Sporadisch kan het voorkomen dat wij u om bijzondere persoonsgegevens vragen (zoals medische gegevens) als wij bijvoorbeeld een onderzoek doen in het sociaal domein

Ook kan het voorkomen dat wij u toestemming vragen om een (deel) van uw gemeentelijk dossier, waarin bijzondere persoonsgegevens staan, te mogen onderzoeken

De (bijzondere) persoonsgegevens verzamelen wij pas als u daarmee expliciet akkoord bent gegaan

Ook voor deze persoonsgegevens geldt dat wij deze niet openbaar maken.

Alleen met uw uitdrukkelijke toestemming nemen wij uw naam en functie op in ons rapport.

Onderzoek gerelateerde activiteiten

Contact met politici

Van politici die verbonden zijn aan de gemeente Schagen registeren wij naast contactgegevens één bijzonder persoonsgegeven: de politieke partij waar zij lid van zijn

Reden hiervoor kan zijn dat wij raadsleden benaderen voor ons onderzoeksprogramma of voor onze onderzoeken

Wij willen dan een zo groot mogelijke spreiding van politieke overtuiging in acht nemen.

Privacyverklaring van de Rekenkamer Schagen 20 oktober 2023

Evenementen en bijeenkomsten De Rekenkamer Schagen organiseert soms evenement en bijeenkomsten. Om personen te kunnen uitnodigen en welkom te heten, verwerken wij gegevens.

Wij vragen u dan ook toestemming om de gegevens te mogen hergebruiken voor toekomstige evenementen en bijeenkomsten van de Rekenkamer Schagen. Wij denken hierbij aan persberichten, organiseren van burgerpanels of een overleggroep.

Beveiliging

De Rekenkamer Schagen neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en heeft daarom passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met openbaarmaking van persoonsgegevens tegen te gaan

Deze maatregelen zijn, conform de geldende gemeentelijke beveiligingsnormen zoals vastgelegd in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), opgenomen in het informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente Schagen.

Bewaartermijn

De Rekenkamer Schagen bewaart de verzamelde persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is, of wettelijk verplicht is, om de doelen te realiseren waar uw gegevens voor zijn verzameld.

Bewaartermijn onderzoeken

Daar waar mogelijk anonimiseren wij persoonsgegevens al tijdens het onderzoek en anders kort na publicatie van het onderzoek, maar in ieder geval binnen één jaar na publicatie. In die gevallen waar anonimiseren niet mogelijk is, worden de persoonsgegevens na publicatie gewist.

Op grond van de archiefwet is de Rekenkamer Schagen verplicht sommige persoonsgegevens te archiveren. Zijn persoonsgegevens eenmaal permanent gearchiveerd, dan betekent het niet dat persoonsgegeven automatisch openbaar worden. De archivaris bepaalt welke persoonsgegevens wanneer mogen worden geraadpleegd.

Bewaartermijn bij onderzoek gerelateerde activiteiten

De gegevens over politici bewaren wij zolang zij lid zijn van de gemeenteraad of commissie. Binnen zes maanden na het beëindigen van hun lidmaatschap verwijderen wij de gegevens. Na een evenementen of bijeenkomst verwijderen wij de persoonsgegevens van de deelnemers, tenzij expliciet is aangegeven dat wij de gegevens mogen hergebruiken.

Delen met anderen

De Rekenkamer Schagen verstrekt uw gegevens niet aan derden, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van een afspraak met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting

Met organisaties die uw gegevens verwerken in opdracht van ons (bijvoorbeeld een gespecialiseerd onderzoeksbureau of een enquêtebureau) sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens

De Rekenkamer Schagen blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Privacyverklaring van de Rekenkamer Schagen 20 oktober 2023

Uw rechten

Als u uw gegevens vrijwillig aan ons heeft verstrekt, bijvoorbeeld via een enquête, heeft u het recht om uw persoonsgegevens in te zien, aan te passen of te verwijderen

U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar Rekenkamer Schagen

Ter verificatie dat het verzoek van u afkomstig is, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek te voegen

Ter bescherming van uw privacy verzoeken wij u om op deze kopie uw pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) zwart te maken

De Rekenkamer Schagen zal zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek reageren.

Cookies

Informatie over de Rekenkamer Schagen maakt onderdeel uit van de website van gemeente Schagen. Voor meer informatie over het beheren van cookies, kunt u de cookieverklaring raadplegen op www.schagen.nl.

Contactgegevens

Als u vragen heeft over deze privacyverklaring, neem dan contact op via: Functionaris Gegevensbescherming Postbus 8 1740 AA Schagen

Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens

U kunt uw klacht schriftelijk richten aan de ambtelijke ondersteuning Rekenkamer Schagen, postbus 8, 1740 AA Schagen

Zorg ervoor dat uw klacht uw naam, (email)adres en telefoonnummer bevat, zodat wij contact met u kunnen opnemen, en zorg dat u aangeeft waar de klacht over gaat

Voorzie de klacht van een dagtekening

Wij zullen de ontvangst van uw klacht bevestigen en in behandeling nemen.

Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.