Rapportage onderzoek Rekenkameronderzoeken (2021)

Rapportage

van het onderzoek naar doorwerking, conclusies en aanbevelingen van eerdere onderzoeken van de Rekenkamercommissie Schagen

Deel 1 Kwaliteit en doorwerking van de aanbevelingen uit eerdere onderzoeken

Deel 2 Overeenkomsten tussen conclusies onderscheidenlijk aanbevelingen uit eerdere onderzoeken

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

2

Colofon Dit is een onderzoek van de Rekenkamercommissie Schagen. Deze rekenkamercommissie is door de gemeenteraad van Schagen ingesteld om de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gevoerde bestuur te onderzoeken.

Leden Dhr. mr. dr. drs. P. J.J. van der Kruit (voorzitter en lid) Mevr. drs. M. van der Meer (vicevoorzitter en lid) Mevr. dr. ir. P. Domburg (lid)

Ambtelijk secretaris Mw. M. Teijema Dhr. L. Hooghiemstra

De Rekenkamercommissie Schagen heeft dit onderzoek uitgevoerd.

Schagen, 01 juni 2021 © 2021 Rekenkamercommissie Schagen Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

3 Nawoord Rekenkamercommissie Schagen

De Rekenkamercommissie Schagen heeft een twee ledig onderzoek uitgevoerd naar eerdere rekenkameronderzoeken.

Deel 1 gaat over de kwaliteit en doorwerking van de aanbevelingen uit eerdere rekenkameronderzoeken, terwijl Deel 2 gaat over overeenkomsten tussen conclusies en aanbevelingen uit deze eerdere onderzoeken.

De Rekenkamercommissie Schagen is de griffie, raad, college en ambtenaren dankbaar voor de professionele medewerking. Zeker in deze tijden van beperkingen.

Belangrijkste conclusies De conclusies in Deel 1 van deze rapportage zijn gebaseerd op antwoorden van de raad en het college op gestructureerde vragen van de Rekenkamercommissie Schagen. Dit zijn dus de ervaringen en meningen van de raad en het college.

Deel 1 concludeert dat de kwaliteit van de aanbevelingen over het algemeen als voldoende tot goed worden ervaren, evenals de implementatie en doorwerking van de aanbevelingen. Verder wordt er afgeleid dat de informatievoorziening van het c ollege aan de raad over doorwerking van de aanbevelingen niet altijd als voldoende wordt ervaren.

Deel 2 van deze rapportage concludeert ook dat er mogelijk een probleem is bij de informatievoorziening door het college aan de raad

Het blijkt dat de informatievoorziening over doorwerking van aanbevelingen uit eerdere onderzoeken niet altijd voldoende is. Deze specifieke informatievoorziening is onderwerp van meerdere conclusies en aanbevelingen in de uitgevoerde onderzoeken.

De Rekenkamercommissie Schagen is van mening dat de raad maatregelen kan treffen om te komen tot betere informatievoorziening tussen college en raad over de implementatie en doorwerking van de aanbevelingen uit rekenkameronderzoeken. Dit in overleg met het college.

Reden voor verbetering is dat informatievoorziening aan de raad als volksvertegenwoordiging een cruciaal begrip is in staatsrechtelijke en politi eke zin: de volksvertegenwoordiging moet volledig, tijdig en juist worden geïnformeerd over dat wat het bestuur heeft gedaan en bereikt.

Indien de raad de feitelijke situatie niet kent door bijvoorbeeld een informatieachterstand, dan kan de raad deze feitelijke situatie niet controleren.

Belangrijkste aanbeveling De Rekenkamercommissie Schagen geeft als belangrijkste aanbeveling om te komen tot een structureel betere informatievoorziening van het college aan de raad. Uiteraard zijn er meerdere manieren om de ze specifieke informatievoorziening te verbeteren. Dit is ter beoordeling en beslissing van de raad.

In Bijlage 4 bij dit rapport zijn hiervoor ter inspiratie enkele aanbevelingen opgenomen uit een recent onderzoeksrapport van de Vereniging van Griffiers naar verbetering van de informatievoorziening aan de raad.

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

4 Samenvatting

In 2017 is de doorwerking van de rekenkameronderzoeken uit de periode 2015 t/m 2017 onderzocht. De aanleiding van het onderhavige onderzoek is dat er sinds het vorige doorwerkingsonderzoek negen nieuwe onderzoeken zijn verschenen in de periode 2017 t/m 2020.

Van deze onderzoeken worden de kwaliteit en de doorwerking van de aanbevelingen onderzocht, maar ook of er overeenkomsten bestaan tussen de conclusies en aanbevelingen van alle onderzoeken.

Deel 1 In Deel 1 is onderzocht in hoeverre de aanbevelingen uit de onderzoeken van de Rekenkamercommissie Schagen van goede kwaliteit zijn en wat de doorwerking ervan is. Zijn deze aanbevelingen overgenomen en geïmplementeerd, en in hoeverre werken deze aanbevelingen door in het gemeentelijk beleid en de gemeentelijke organisatie?

De onderzoeksmethode van Deel 1 is het beantwoorden van (gestructureerde) vragen door het college of de raad. Zie voor alle uitgebreide conclusies, subconclusies en aanbevelingen verderop in deze rapportage.

Conclusies

De raad vindt de kwaliteit van de aanbevelingen over het algemeen goed.

De raad heeft de meeste van de aan hem gerichte aanbevelingen geïmplementeerd.

Bij enkele onderzoeken is in overleg met het college gekozen voor een andere aanpak.

Het college vindt dat bij twee van de acht onderzoeken (25%) de aanbevelingen niet van

voldoende kwaliteit zijn.

Het college heeft de aan het college gerichte aanbevelingen geïmplementeerd, waarbij

ook al doorwerking is te constateren.

1. De informatievoorziening van het college aan de raad over doorwerking van de aanbevelingen wordt niet altijd als voldoende ervaren.
2. Het college werkt aan verbetering van de informatievoorziening aan de raad over doorwerking van aanbevelingen.

Aanbevelingen

Aan de Rkc Schagen:

Bewaak de kwaliteit van de aanbevelingen, zodat deze goed uitvoerbaar zijn.

Indien mogelijk en noodzakelijk maak gebruik van SMART-geformuleerde aanbevelingen.

Positief

• Kwaliteit van de aanbevelingen is over het algemeen goed.
• Een zeer groot gedeelte van de

aanbevelingen is opgevolgd of

anderszins aangepakt.

Kan beter

• De doorwerking van de aanbevelingen is nog

niet altijd zichtbaar.

• De informatievoorziening van college aan

raad over doorwerking van rekenkameronderzoeken is niet altijd voldoende.

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

5 Aan de raad en het college:

1. Indien er wordt getwijfeld aan aanbevelingen vraag dan de Rkc Schagen om verduidelijking of interpretatie.
2. De raad geeft via een raadsbesluit duidelijke en expliciete opdrachten aan het college om

aanbevelingen te implementeren, inclusief terugkoppeling met tijdspad.

1. De raad bewaakt d.m.v. terugkoppeling met tijdspad de doorwerking van de aanbevelingen, bijvoorbeeld via een toezeggingenlijst of ander controlesysteem.

Het college communiceert duidelijk en expliciet met de raad over de implementatie (al

dan niet) en doorwerking van de aanbevelingen.

Deel 2 In Deel 2 van dit onderzoek is onderzocht in hoeverre de conclusies onderscheidenlijk de aanbevelingen van eerdere rekenkameronderzoeken overeenkomsten vertonen, ofwel is er sprake van een herkenbare trend?

De onderzoeksmethode van Deel 2 is het rubriceren en analyseren van de conclusies onderscheidenlijk de aanbevelingen uit eerdere rekenkameronderzoeken op overeenkomsten.

Dit onderzoek is verricht door de Rkc Schagen.

Conclusies

1. Onvoldoende informatievoorziening komt tweemaal voor in de conclusies van de acht onderzoeken (25%).
2. Het onderwerp ‘onvoldoende informatievoorziening’ komt vijfmaal voor in de aanbevelingen van de acht onderzoeken (63%).

Onvoldoende informatievoorziening kan worden gezien als een trend of patroon.

Aanbevelingen

1. Zorg dat de informatievoorziening van het college aan de raad over doorwerking van onderzoeken goed, tijdig en juist is.
2. Zorg voor een goede balans tussen vraag en aanbod van volledige, juiste en tijdige informatie.
3. Maak een plan van aanpak, inclusief tijdspad, voor verbetering van de informatievoorziening van het college aan de raad over de doorwerking van onderzoeken. Zie ook Bijlage

4.

Voer dit plan van aanpak uit en evalueer het na twee jaar.

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

6

Inhoudsopgave

Nawoord Rekenkamercommissie Schagen................................................................................ 3 Samenvatting.............................................................................................................................. 4 Deel 1..................................................................................................................................... 4 Deel 2..................................................................................................................................... 5 Inleiding..................................................................................................................................... 8 Introductie.............................................................................................................................. 8 Aanleiding.............................................................................................................................. 8 Deel 1................................................................................................................................. 8 Deel 2................................................................................................................................. 9 Doel........................................................................................................................................ 9 Deel 1................................................................................................................................. 9 Deel 2................................................................................................................................. 9 Afbakening............................................................................................................................. 9 Deel 1................................................................................................................................. 9 Deel 2................................................................................................................................. 9 Onderzoeksvragen................................................................................................................ 10 Deel 1............................................................................................................................... 10 Deel 2............................................................................................................................... 10 Onderzoeksmethoden........................................................................................................... 11 Deel 1............................................................................................................................... 11 Deel 2............................................................................................................................... 11 Onderzoeksmodel................................................................................................................ 11 Deel 1....................................................................................................................................... 12 1.1. Resultaten.................................................................................................................. 13 1.1.1. Inleiding................................................................................................................. 13 1.1.2. Antwoorden raad op vragen over kwaliteit van aanbevelingen......................... 13 1.1.3. Antwoorden raad en college op vragen over de aanbevelingen per onderzoek. 14 Analyse...................................................................................................................... 33 Conclusies................................................................................................................. 34 1.3.1. Tabellen.............................................................................................................. 34 1.3.2. Conclusies Raad................................................................................................. 35 1.3.3. Conclusies College............................................................................................. 35 1.4. Aanbevelingen........................................................................................................... 36 Deel 2....................................................................................................................................... 37 2.1. Onderzochte conclusies............................................................................................. 38 2.2. Onderzochte aanbevelingen...................................................................................... 39 2.3. Conclusies en aanbevelingen huidig onderzoek........................................................ 40 Bijlage 1 Gedetailleerde onderzoeksresultaten.................................................................... 42 Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

7 Bijlage 2 Reactie namens de raad........................................................................................ 43 Bijlage 3 Reactie van het college......................................................................................... 46 Bijlage 4 Betere informatievoorziening aan de raad..................................................... 62

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

8 Inleiding

Introductie Het college van burgemeester en wethouders is het dagelijkse bestuur van de gemeente Schagen. Dit college zorgt ervoor dat de besluiten van de gemeenteraad worden uitgevoerd.

De gemeenteraad controleert vervolgens of het college van burgemeester en wethouders dit volgens de afspraken heeft gedaan. Bij deze controle wordt de gemeenteraad geholpen door de Rekenkamercommissie Schagen (Rkc).

Het doel van de Rekenkamercommissie Schagen is om de gemeenteraad een extra handvat te bieden om zijn taakstellende en controlerende taken uit te voeren.

De Rekenkamercommissie Schagen draagt met haar onderzoeken bij aan de (verdere) verbetering van de beleidsvorming, meningsvorming, besluitvorming, beleidsuitvoering en verantwoording door en/of namens het bestuur van de gemeente.

Dit onderzoek bestaat uit twee delen. Deel 1 omvat de kwaliteit en doorwerking van alle aanbevelingen van de verrichte onderzoeken, terwijl Deel 2 onderzoekt of er overeenkomsten bestaan tussen de conclusies onderscheidenlijk de aanbevelingen van eerdere onderzoeken.

Aanleiding De Rekenkamercommissie Schagen bestaat sinds 14 december 2014. In haar bestaan heeft de Rekenkamercommissie Schagen meerdere onderzoeken uitgevoerd

De Rekenkamercommissie Schagen wil graag na der en breder inzicht verkrijgen in de mate waarin de aanbevelingen van haar afgeronde onderzoeken doorwerken in de gemeentelijke organisatie en in het beleid.

In 2017 is de doorwerking van de onderzoeken uit de periode 2015 t/m 2017 onderzocht. Deze doorwerking is vastgelegd in de rapportage van het rekenkameronderzoek genaamd: ‘Doorwerking van de onderzoeken van de Rekenkamercommissie Schagen”, d.d. 01 september 2017.

Deel 1 De aanleiding voor Deel 1 van het onderhavige onderzoek is dat er na het vorige doorwerkingsonderzoek negen nieuwe onderzoeken zijn verschenen in de periode 2017 t/m 2020.

De Rkc wil nu ook daarvan de doorwerking onderzoeken. De doorwerking van de aanbevelingen van acht van de negen onderzoeken wordt onderzocht. Het andere onderzoeksrapport komt niet in aanmerking voor onderzoek omdat dit geen aanbevelingen bevat.

Bij doorwerking van de aanbevelingen van deze onderzoeken gaat het om de mate waarin de raad en het college gehoor hebben gegeven aan de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie Schagen.

Ook komt aan de orde of er verklaringsfactoren zijn voor het wel of niet doorwerken van aanbevelingen en hoe de doorwerking van aanbevelingen kan worden bevorderd.

Dit laatste om in toekomstige onderzoeken rekening mee te houden, dus een leerfactor voor de Rkc.

De kwaliteit van de aanbevelingen word t ook onderzocht. Dit om aanbevelingen te kunne n doen met goede, concrete en begrijpbare aanbevelingen.

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

9 Deel 2 De aanleiding voor Deel 2 van dit onderzoek ligt in het feit dat tijdens een bijeenkomst met de raad in het kader van een rekenkameronderzoe k door raads- en steunfractieleden aan de Rkc werd gevraagd of er overeenkomsten bestaan tussen alle onderzoeken, met name overeenkomsten tussen onderscheidenlijk de conclusies en aanbevelingen.

Is er een trend of patroon te ontdekken bij alle conclusies en aanbevelingen gedurende de laatste jaren?

Een groot deel van de aanwezige raads- en steunfractieleden waren van mening dat zij gebaat zouden zijn met een onderzoek hiernaar.

Doel Het onderzoek resulteert in een onderzoeksrapportage inclusief conclusies en aanbevelingen.

De primaire doelgroepen voor deze rapportage zijn de gemeenteraad en het college.

Deel 1 Een doel van Deel 1 van het onderhavige onderzoek is om inzicht te krijgen in de implementatie en effectiviteit van de aanbevelingen van de in de periode 2017-2020 door de Rekenkamercommissie Schagen uitgevoerde onderzoeken. Dus om na te gaan hoe en in welke mate de producten van de Rekenkamercommissie Schagen worden benut.

De Rekenkamercommissie Schagen beoogt met dit onderzoek ook haar eigen effectiviteit en efficiëntie te verhogen. Voornamelijk door, daar waar mogelijk, de kwaliteit van de aanbevelingen te verbeteren.

Deel 2 Het doel van Deel 2 van dit onderhavige onderzoek is om te onderzoeken of de conclusies onderscheidenlijk de aanbevelingen van de rekenkameronderzoeken overeenkomsten hebben.

Ofwel is er door de jaren heen een trend of patroon te ontdekken in de conclusies en aanbevelingen van de eerdere onderzoeken van de Rkc?

Afbakening Als onderzoeksperiode is gekozen voor de periode van 1 december 2017 tot en met 31 december 2020. Dit is gebaseerd op het feit dat het vorige r ekenkameronderzoek naar doorwerking van de aanbevelingen stamt van november 2017 en op het feit dat deze onderzoe ken hebben plaatsgevonden binnen de zittingsperiode van de huidige raad.

Deel 1 Deel 1 gaat over de aanbevelingen van acht van de negen onderzoeken van de Rekenkamercommissie Schagen.

De Rkc heeft in 2017 ook de Rapportage Rekenkameronderzoek naar ‘Doorw erking HVC 2014’, d.d. 17 januari 2019 aangeboden aan de raad.

Maar omdat dit rapport geen aanbevelingen bevat wordt dat nu niet meegenomen in het onderzoek.

Deel 2 Deel 2 gaat over het vergelijken van de algemene conclusies en aanbevelingen, dus niet om specifieke conclusies en aanbevelingen die alleen en onlosmakelijk bij dat onderzoek behoren.

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

10

Onderzoeksvragen

Deel 1

Centrale onderzoeksvraag

De centrale onderzoeksvraag van Deel 1 luidt:

In hoeverre zijn de aanbevelingen uit de onderzoeken van de Rekenkamercommissie Schagen van goede kwaliteit en zijn deze overgenomen en geïmplementeerd, en in hoeverre werken deze aanbevelingen door in het gemeentelijk beleid en de gemeentelijke organisatie?

Deelvragen

De volgende deelvragen zijn aan de centrale onderzoeksvraag ontleend:

1. Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch genoeg om te kunnen worden geimplementeerd?

Welke aanbevelingen zijn geïmplementeerd?

Hoe zijn deze aanbevelingen geïmplementeerd? In uitvoerbare maatregelen, in beleid of

anderszins?

1. Zijn er effecten bekend van de geïmplementeerde aanbevelingen, zoals concrete veranderingen of bestuurlijke vernieuwingen?

Wat zijn factoren die de implementatie van deze aanbevelingen verklaren?

1. Waarom zijn de, eventuele, overige aanbevelingen niet overgenomen en/of geïmplementeerd?

Wordt de gemeenteraad voldoende, tijdig en juist geïnformeerd over de implementatie

van de aanbevelingen?

Hoe kan de kwaliteit en doorwerking van de aanbevelingen worden verbeterd?

Deel 2

Centrale onderzoeksvraag

De centrale onderzoeksvraag van Deel 2 luidt:

In hoeverre vertonen de conclusies onderscheidenlijk de aanbevelingen van eerdere onderzoeken van de Rekenkamercommissie Schagen door overeenkomsten een herkenbare trend?

Deelvragen De volgende deelvragen zijn aan de centrale onderzoeksvraag ontleend:

Hoe luiden de algemene conclusies van de onderzoeken?

Welke overeenkomsten bestaan er tussen deze conclusies?

Hoe luiden de algemene aanbevelingen van de onderzoeken?

Welke overeenkomsten bestaan er tussen deze aanbevelingen?

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

11

Onderzoeksmethoden

Deel 1

De onderzoeksmethode van Deel 1 is het beantwoorden van de (gestructureerde) deelvragen door het college van burgemeester en wethouders, de gemeenteraad en/of door beide bestuursorganen gezamenlijk.

Deze beantwoording van de deelvragen heeft plaatsgevonden per onderzoek.

In overleg met de griffie is ervoor gekozen dat de griffie de vragen voor de gemeenteraad heeft beantwoord. De reden hiervoor is dat de griffie bepaalde aanbevelingen voor de gemeenteraad heeft geïmplementeerd.

Daar waar het college en de gemeenteraad gezamenlijk vragen hebben beantwoord is op voorstel van de Rekenkamercommissie Schagen om de coördinatie neergelegd bij het college.

De antwoorden zijn vervolgens geanalyseerd door de Rekenkamercommissie Schagen. Op basis van het onderzoek worden conclusies getrokken en aanbevelingen gedaan.

Deel 2 De onderzoeksmethode van Deel 2 is het onderzoeken en analyseren van de conclusies onderscheidenlijk de aanbevelingen van eerdere rekenkameronderzoeken op overeenkomsten.

Daartoe zijn eerst de conclusies vergeleken met elkaar.

Vervolgens zijn de aanbevelingen met elkaar vergeleken op overeenkomsten.

Het beantwoorden van de vragen over de vergelijking van alle conclusies en aanbevelingen van de onderzoeken van de Rkc is door de Rekenkamercommissie Schagen uitgevoerd.

Onderzoeksmodel Hieronder staat de schematische weergave van de belangrijkste onderdelen van het onderzoek.

Figuur 1 Onderzoeksmodel naar aanbevelingen en verbanden uit eerdere onderzoeken Onderzoek naar Rkc-onderzoeken Deel 1 Aanbevelingen Kwaliteit Doorwerking Deel 2 Verbanden Conclusies Aanbevelingen Deel 1

Rekenkameronderzoek naar de kwaliteit en doorwerking van de aanbevelingen uit onderzoeken van de Rekenkamercommissie Schagen gedurende de periode 2017 – 2020

Deel 1 Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

13

Resultaten

1.1.1. Inleiding

De Rkc Schagen heeft aan de raad en aan het college vragen gesteld over de kwaliteit van aanbevelingen, zoals over duidelijkheid, uitvoerbaarheid en concreetheid.

Verder zijn er vragen gesteld over de doorwerking na implementatie van de aanbevelingen per onderzoek.

Hierna worden eerst de vragen en antwoorden van de raad weergegeven over de kwaliteit van de aanbevelingen in het algemeen.

De raad heeft verder per onderzoek de bijbehorende antwoorden op de doorwerking van de aanbevelingen gegeven. Zie ook Bijlage 2.

Vragen en antwoorden zijn in tabellen verzameld.

Het college heeft alle vragen zeer minutieus en uitgebreid per onderzoek beantwoord, zie Bijlage 3. Deze vragen en antwoorden zijn per onderzoek in een tabel verzameld.

Vanwege de leesbaarheid van de tabellen heeft de Rkc besloten om ook te verwijzen naar een bijlage indien de informatie te detaillistisch of uitgebreid werd.

Voor de duidelijkheid en leesbaarheid begint elk onderzoek op een nieuwe pagina.

Eerst worden de korte en de officiele naam van de onderzoeken weergegeven, evenals de gegevens van het bijbehorende raadsbesluit.

Per onderzoek is een tabel samengesteld over de kwaliteit van de aanbevelingen en een tabel over de doorwerking van deze aanbevelingen.

Voor de volledige conclusies, aanbevelingen en reacties, inclusief uitleg en context, wordt verwezen naar het oorspronkelijke onderzoeksrapport.

1.1.2. Antwoorden raad op vragen over kwaliteit van aanbevelingen Op 9 april 2021 heeft de griffier namens de raad alle aan de raad gestelde vragen beantwoord.

Zowel de vragen over de kwaliteit van de aanbevelingen als die over de doorwerking daarvan.

De vragen en antwoorden over de doorwerking van de aanbevelingen per onderzoek zijn verderop geplaatst bij dat onderzoek.

Hierna worden de vragen beantwoord over de kwaliteit van de aanbevelingen in het algemeen, volgens de raad. Zie ook Bijlage 2.

Antwoorden raad op vragen over kwaliteit aanbevelingen Nr Vraag Antwoord 1 Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch genoeg om te kunnen worden geïmplementeerd?

De raad is van mening dat de aanbevelingen over het algemeen specifiek, concreet en realistisch genoeg zijn. Het onderzoek over de GGD is hierop een uitzondering, met name aanbevelingen 3 t/m 7. Zie aldaar.

2 Welke aanbevelingen zijn geïm plementeerd?

Deze vragen zijn verderop per onderzoek beantwoord.

Deel 1 Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

14 3 Hoe zijn deze aanbevelingen geïmplementeerd? In uitvoerbare maatregelen, in beleid of anderszins?

4 Zijn er effecten bekend van de geïmplementeerde aanbevelingen, zoals concrete veranderingen of bestuurlijke vernieuwingen?

Er zijn nog geen effecten bekend van de geïmplementeerde aanbevelingen, zoals concrete veranderingen of bestuurlijke vernieuwingen. Naar verwachting zijn deze effecten wel verwachtbaar van de Lokale Inclusie Agenda (LIA) en bij de woningbouw.

Bestuurlijke vernieuwing is een beetje merkbaar bij de GGD doordat de drie andere Noordkopgemeenten met regionale raadsvolgers willen gaan werken.

5 Wat zijn factoren die de implementatie en doorwerking van deze aanbevelingen verklaren?

De aanbeveling moet een concrete opdracht zijn.

6 Waarom zijn de, eventuele, overige aanbevelingen niet overgenomen en/of geïmplementeerd?

Niet van toepassing voor de raad.

7 Wordt de gemeenteraad voldoende, tijdig en juist geïnformeerd over de implementatie van de aanbevelingen?

De raad wordt vaak wel, soms niet tijdig, voldoende en juist geinformeerd door het college over de implementatie van bepaalde aanbevelingen. Vaak maakt dit dan onderdeel uit van een reeds lopend proces en wordt niet altijd de link gelegd.

8 Hoe kan de kwaliteit en doorwerking van de aanbevelingen worden verbeterd?

Duidelijke formulering en direct een termijn afspreken.

Subconclusies De raad

is van mening dat de aanbevelingen, in het algemeen, van voldoende kwaliteit zijn voor

implementatie en doorwerking;

1. vindt dat de informatie door het college vaak wel, maar soms niet op peil is, expliciet of

impliciet;

1. stelt dat aanbevelingen duidelijk geformuleerd moeten worden en voorzien van een termijn.

1.1.3. Antwoorden raad en college op vragen over de aanbevelingen per onderzoek Hierna wordt per onderzoek gekeken naar de kwaliteit en doorwerking van de bijbehorende aanbevelingen.

De raad en het college hebben antwoord gegeven op de aan hun geadresseerde aanbevelingen.

Deze antwoorden zijn in tabellen verzameld.

Aan het eind van elk onderzoek zijn subconclusies getrokken.

Deze zijn verzameld in een tabel en vervolgens geanalyseerd, waarbij een ruwe waardering is toegekend met een kleur.

Met als gevolg dat er een duidelijk overzicht is van alle subconclusies en hun waardering.

Zie para 1.2. van Deel 1 van dit onderzoek.

Uit deze subconclusies zijn de conclusies getrokken van dit deel van het onderzoek.

Deel 1 Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

15

Onderzoek: Ongenoegen in het sociaal domein?

Rapportage Rekenkameronderzoek naar ‘Ongenoegen in het sociaal domein?’, d.d. november

1. Zie Raadbesluit d.d. 11 januari 2018 onder nr. 18.024594, zoals besloten in de raadsvergadering van 20 februari 2018.

Eerdere reacties volgens Raadsbesluit

• De raad heeft de aanbeveling overgenomen en besloten deze onder de aandacht van het

college te brengen.

• Het college heeft de aanbeveling over evaluatie in 2020 overgenomen.

Antwoorden college op vragen over kwaliteit aanbevelingen Nr. Vraag Antwoord 1 Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch genoeg om te kunnen worden geïmplementeerd?

De aanbevelingen zijn wat ons betreft specifiek, concreet en realistisch genoeg om te worden geïmplementeerd.

2 Welke aanbevelingen zijn geïmplementeerd?

Zie tabel hierna onder A

3 Hoe zijn deze aanbevelingen geïmplementeerd? In

uitvoerbare maatregelen, in

beleid of

anderszins?

Zie tabel hierna onder A

4 Zijn er effecten bekend van

de geïmplementeerde aanbevelingen, zoals concrete

veranderingen of bestuurlijke vernieuwingen?

Voordelen van het ambtelijke horen ten opzichte van het horen door een onafhankelijke ambtelijke bezwaarcommissie is dat je dichterbij bij de uitvoering zit en hierdoor sneller bepaalde trends in de uitvoering signaleert

In 2019 zijn 6 bezwaarschriften behandeld die gericht waren tegen besluiten op grond van Jeugdwet

In al deze zes zaken was de motivering van het besluit onder de maat

Als er jeugdhulp wordt verzocht voor taken waarvan het ‘gebruikelijk’ is dat ouders dit zelf oppakken, hoeft de gemeente geen jeugdhulp toe te kennen

De eigen mogelijkheden van de ouders worden dan toereikend geacht

In de Jeugdwet wordt evenwel niet aangegeven wat onder ‘gebruikelijke hulp’ moet worden verstaan

In het kader van de jeugdhulpplicht is het belangrijk om te weten wanneer iets gebruikelijk is en wanneer er sprake is van boven gebruikelijke hulp

De consulenten gaven tijdens de hoorzitting aan een objectief afwegingskader te missen waarin is aangegeven op grond van welke maatstaven de hulp als gebruikelijk kan worden aangemerkt

Het beleidsteam is hiermee aan de slag gegaan, hetgeen heeft geresulteerd in Afwegingskader gebruikelijke hulp Jeugdwet dat op 1 januari jl. in werking is getreden.

Trends

Wij zien dat de aard van de bezwaren complexer wordt

Dit vergt een zorgvuldige voorbereiding en meer inzet

Het aantal bezwaarschriften vanuit de Wmo en Jeugdwet is sinds 2019 toegenomen

Dit is te verklaren omdat er door de Cen trale Raad van Beroep 2 uitspraken zijn gedaan, t.a.v. de gebruikelijke hulp binnen de Jeugdwet (zie hierboven) en de eigen kracht en zelfredzaamheid binnen de Wmo. Door de invoering van de TOZO in 2020 is er minder inzet gepleegd op controle en onderzoek naar rechtmatigheid vanuit de Participatiewet

Hierdoor zijn er in 2020 minder bezwaren geweest

In 2021 worden de handhavende taken intensiever opgepakt

De verwachting is dat het aantal bezwaren hierdoor toe zal nemen.

5 Wat zijn factoren die de implementatie en doorwerking van deze aanbevelingen verklaren?

Het college en MT hebben de kwaliteit van de afhandeling van bezwaren en verkorting van de doorlooptijden van het bezwaren een hoge prioriteit toegekend. Het MT hecht veel belang aan het leeref fect van bezwaren.

Bezwaarschriften kunnen de kwaliteit van de besluitvorming in positieve Deel 1 Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

16 zin beïnvloeden. Bij een onafhankelijke bezwaarschriftencommissie die op grote afstand staat van de ambtelijke organisatie is dat leereffect veel minder groot. Zie ook antwoord 4.

6 Waarom zijn de, eventuele, overige aanbevelingen niet overgenomen en/of geïmplementeerd?

Wat nog niet goed is geïmplementeerd, is de informatievoorziening naar de gemeenteraad

De gemeenteraad wordt nog onvoldoende geïnformeerd over de trends en de ontwikkeling van bezwaren en klachten

Het zou wenselijk zijn om de gemeenteraad jaarlijks door middel van een verslag in ieder geval te informeren over: het aantal bezwaren, gedifferentieerd naar de verschillende wettelijke regelingen in het sociaal domein: PW, IOAW, BBZ, Wmo, Jeugdwet en schuldhulpverlening; het aantal bezwaren dat gegrond, ongegrond of niet ontvankelijk is verklaard; de door de ambtelijke hoor- en adviescommissie waargenomen trends; de resultaten van de meting van de tevredenheid van de bezwaarmakers.

7 Wordt de gemeenteraad voldoende, tijdig en juist geïnformeerd over de implementatie van de aanbevelingen?

8 Hoe kan de kwaliteit en doorwerking van de aanbevelingen worden verbeterd?

Antwoorden college op vragen over doorwerking aanbevelingen Nr Aanbevelingen Doorwerking 1 Evalueer de werkwijze voor klachten en bezwaren in 2020, met daarin aandacht voor de volgende onderwerpen:

A Ambtelijk horen: efficiency van ambtelijk horen en de door cliënten ervaren onafhankelijkheid.

Het ambtelijk horen is in 2017 ingevoerd. Bezwaarden worden gehoord door een ambtelijke hoor- en adviescommissie, bestaande uit een strategisch beleidsadviseur en een kwaliteitsmedewerker.

Vanaf 2020 heeft de juridisch beleidsadviseur tijdelijk het horen en adviseren naar aanleiding van bezwaren van de kwaliteitsmedewerker overgenomen

Duidelijk is geworden dat de juridische expertise zowel in de voorbereiding naar als tijdens de hoorzitting onontbeerlijk is en de kwaliteit aan de voorkant (goede besluitvorming) hierdoor verbeterd kan worden.

Cliëntperspectief

Wat de onafhankelijkheid en het zich gehoord voelen betreft, het volgende

Direct met de invoering van het ambtelijk horen zijn er evaluatieformulieren ontwikkeld

Aan het eind van de hoorzitting wordt de bezwaarde gevraagd het evaluatieformulier in te vullen

Uit onderzoek van deze evaluaties is naar voren gekomen dat bijna alle bezwaarden vonden dat zij tijdens de hoorzitting voldoende in de gelegenheid werden gesteld hun bezwaren toe te lichten

Bijna alle bezwaarden vonden dat tijdens de hoorzitting hun bezwaren goed werden besproken

Bijna alle bezwaard en hadden er vertrouwen in dat er serieus naar hun bezwaren werd gekeken.

Hieruit volgt dat nagenoeg alle bezwaarden zich voldoende gehoord voelden

De meeste bezwaarden gaven aan dat zij de onafhankelijkheid van de ambtenaren die de hoorzitting leidden, niet in twijfel trokken

Een enkeling gaf aan zich eraan te hebben gestoord dat bij de hoorzitting een kwaliteitsmedewerker aanwezig was. De aanwezigheid van deze functionaris deed in zijn optiek afbreuk aan de onafhankelijkheid

Voorts was opvallend dat bijna alle bezwaarden aangaven te weinig informatie te hebben ontvangen over de gang van zaken tijdens een hoorzitting

Dit was aanleiding voor de gemeente om een brochure ambtelijk horen te ontwikkelen, die bezwaarmakers voorafgaand aan de hoorzitting wordt toegezonden

De indruk bestaat dat door de samenstelling van de hoorcommissie dit drempelverlagend werkt voor de cliënt.

B Frequentie van de inzet

van de omgekeerde toets.

Integrale toets vanaf 2021 De werkwijze van de omgekeerde toets is met ingang van 1 januari 2021 ingevoerd

Deze methode moet de consulenten helpen bij het integraal werken en leveren van maatwerk

Het leveren van maatwerk en integraal werken is verankerd in het gemeentelijk beleid: de integrale verordening Deel 1 Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

17 sociaal domein en de integrale beleidsregels sociaal domein die op 1 januari 2021 in werking zijn getreden, moeten het leveren van maatwerk en integraal werken door de wijkteams faciliteren. Het is nog te vroeg om te beoordelen welke gevolgen deze nieuwe werkwijze zal hebben in het k ader van klachten en bezwaar.

C De duur van de afhandelingstermijn (kan deze

ingekort worden door alleen te verdagen als dat

noodzakelijk is).

Zie voor de uitgebreide versie van het antwoord Bijlage 3. Uit de cijfers (Bijlage 3) kan het volgende worden opgemaakt: 1 Wij (college) slagen er steeds beter in de bezwaren binnen de wettelijke voorgeschreven termijn van 6 weken af te handelen.

2 Het percentage bezwaren waarvoor verder uitstel nodig is blijft, met uitzondering van het jaar 2019, hangen rond de 33%. Uit onderzoek is evenwel gebleken dat de oorzaken van de vertraging in de besluitvorming niet is te herleiden zijn naar falend handelen in de ambtelijke organisatie

De meest voorkomende oorzaak van de vertraging is een medisch advies of een second opinion die tijdens de bezwaarprocedure is aangevraagd.

D Registratie van klachten

en bezwaren (zijn er

klachten of bezwaren

‘zoek’ geraakt).

Registratie

Ook de registratie van bezwaren en klachten is verbeterd

Bezwaren en klachten raken hierdoor niet meer zoek in de organisatie

De aanstelling van een ambtelijke ondersteuner heeft hierin in belangrijke mate bijgedragen

Wat node gemist wordt is een applicatie die het mogelijk maakt om alle processen rondom bezwaar & beroep geheel zaakgericht te behandelen en te bewaken

Met de aanschaf van een dergelijke applicatie organisatie breed kunnen bezwaren nog efficiënter en sneller worden afgehandeld.

Klachten

De schriftelijke klachten worden vanaf 2020 geregistreerd. Daarvoor was dit niet het geval. Wij krijgen zo langzamerhand zicht op het aantal klachten. Wij hebben het gevoel dat het aantal klachten toeneemt, dat deze veelal door dezelfde cliënten worden ingediend en de aard van de klacht dezelfde is. Dit legt een druk op de organisatie.

E Informatievoorziening

aan de raad gericht op

trends en ontwikkelingen

in klachten en bezwaren.

Zie antwoord 6,7 en 8 van de vorige tabel.

Subconclusies Het college

heeft de aanbeveling om in 2020 de werkwijze voor klachten en bezwaren te evalueren

impliciet uitgevoerd, daarbij zijn verschillende verbeteringen in gang gezet;

1. beschouwt de kwaliteit van de aanbevelingen als goed genoeg om de aanbevelingen te implementeren;

is bekend met de oorzaken van mindere implementatie, doorwerking en effecten van de

aanbevelingen en werkt hieraan;

geeft suggesties voor een verbetering van de informatievoorziening aan de raad, maar

heeft hieraan nog geen invulling gegeven.

Deel 1 Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

18 Onderzoek: Bestuurskracht na fusie

Rapportage Rekenkameronderzoek naar ‘Bestuurskracht na de fusie’, d.d. 25 april 2018. Zie Raadbesluit d.d. 26 april 2018 onder nr. 18.050190, zoals besloten in de raadsvergadering van 29 mei 2018.

Eerdere reacties volgens Raadsbesluit

• De raad heeft alle aanbevelingen overgenomen om deze onder de aandacht te brengen van

het college van burgemeester en wethouders.

• Het college heeft de aanbevelingen niet of slechts gedeeltelijk overgenomen.

Antwoorden college op vragen over kwaliteit aanbevelingen Nr Vraag Antwoord 1 Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch genoeg om te kunnen worden geïmplementeerd?

Aanbeveling 1 is zeer algemeen gesteld. Het onderwerp is dan ook niet geschikt voor een benadering geheel volgens de SM ART methodiek.

Wanneer de aanbeveling niet SMART omschrijft welke doelen het college dient na te schrijven is het niet mogelijk daar concrete actiepunten aan te verbinden.

Aanbeveling 2 is enigszins concreet indien we als uitgangspunt nemen dat de formatie van de gemeente Schagen in lijn zou moeten zijn met die van vergelijkbare gemeenten

In haar reactie op deze aanbeveling heeft het college gesteld van mening te zijn dat een dergelijke benchmark alleen waarde heeft wanneer de formatie in relatie tot taken wordt gekeken.

Aanbeveling 3 is in zoverre concreet dat wordt voldaan wanneer geen meerjarig beroep op de reserves wordt gedaan teneinde een sluitende begroting mogelijk te maken.

2 Welke aanbevelingen zijn geïmplementeerd?

Zie Tabel hierna en Bijlage 3.

3 Hoe zijn deze aanbevelingen geïmplementeerd? In uitvoerbare maatregelen, in beleid of anderszins?

In lijn met de bestuurlijke reactie op uw onderzoek zijn uw aanbevelingen niet geïmplementeerd. Wel hebben wij, zoals hiervoor is onderbouwd, aandacht voor de door u benoemde onderwerpen.

4 Zijn er effecten bekend van de geïmplementeerde aanbevelingen, zoals concrete veranderingen of bestuurlijke vernieuwingen?

Zie hiervoor antwoord op vraag 2.

5 Wat zijn factoren die de implementatie en doorwerking van deze aanbevelingen verklaren?

N.v.t.

6 Waarom zijn de, eventuele, overige aanbevelingen niet overgenomen en/of geïmplementeerd?

Dit is in lijn met onze bestuurlijke reactie op uw aanbevelingen.

7 Wordt de gemeenteraad voldoende, tijdig en juist geïnformeerd over de implementatie van de aanbevelingen?

Wij informeren de gemeenteraad tijdig en volledig over de onderwerpen die uw aanbevelingen treffen. Wij doen dat door middel van de begroting, de rekening en tussentijdse Raadsinformatiebrieven.

8 Hoe kan de kwaliteit en doorwerking van de aanbevelingen worden verbeterd?

De informatie op basis waarvan u uw aanbevelingen hebt gedaan werden door ons niet of slechts in beperkte mate herkend

Wij denken dat wanneer meer aandacht wordt besteed aan de context van de informatie op basis waarvan u uw aanbevelingen doet dit leidt tot herkenning

Daarnaast geldt dat naarmate aanbeveling minder concreet zijn geformuleerd het lastiger is deze naar een concrete implementatie te vertalen.

Deel 1 Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

19 Antwoorden college op vragen over doorwerking aanbevelingen Nr Aanbevelingen Doorwerking 1 Zet de vergrote lokale bestuurskracht ook regionaal in. Vergroting van onderling vertrouwen tussen de diverse regionale partijen is daarvoor van groot belang.

Met betrekking tot de inzet van de bestuurskracht

t.b.v. de regio heeft ons college in onze bestuurlijke reactie op het rapport al gemeld ons niet te herkennen in het beeld dat wij niet of onvoldoende regionaal actief zouden zijn. De aanbeveling heeft dan ook niet tot specifieke acties geleid.

Dit laat onverlet dat ons college haar regionale inspanningen onverminderd heeft voortgezet. Zie verder Bijlage 3.

2 Houd de vinger aan de pols met betrekking tot de gestegen formatie (de decentralisatie in 2015 meegerekend), daar waar vergelijkbare gemeente (groottegroep) de afgelo pen jaren een daling in de formatie laten zien; De omvang van de formatie is een punt dat onze bijzondere belangstelling heeft

In onze bestuurlijke reactie op uw rapport hebben wij de koppeling gelegd tussen taken en formatie

Het zondermeer vergelijken van de formaties van verschillende gemeentes achten wij niet opportuun indien niet gelijktijdig wordt gekeken naar de prestaties die daar tegenover staan.

Het algemeen uitgangspunt bij formatieaanpassing

is: taken eraf personeel eraf; taken erbij personeel erbij. Zie verder Bijlage 3.

3 Neem maatregelen die voorkomen dat een meerjarig beroep op reserves nodig is om de begroting sluitend te maken.

Als we kijken naar de reserves dan zijn deze in 2020

ten opzichte van 2018 gestegen. Als we (door)kijken naar het jaar 2025, dan lopen de reserves weer terug en komen uit op het niveau van 2018. (voor de jaren 2021 – 2025 op begrotingsbasis). Dus ondanks een lastig 2020 (en misschien 2021) is de reservepositie stabiel gebleven.

De bestemmingsreserves zijn bedoeld om bepaalde

investeringen/uitgaven ten laste van te brengen. Hiervoor is in eerste instantie al gespaard/gestort. De algemene reserve is nog voldoende hoog en er worden vanaf 2023 geen onttrekkingen meer begroot uit de algemene reserve. Er wordt zelfs € 400.000 gestort in

Het saldo per 31-12-2023 is dan € 3.749.000.

Daarnaast is een Nota Vermogensbeleid opgesteld,

om grip te houden op de reserves, met de volgende

normen: Zie Bijlage 3.

Subconclusies Het college

ziet deze aanbevelingen niet als smart genoeg;

1. stelt dat de aanbevelingen daardoor niet volledig en expliciet kunnen worden geïmplementeerd;

heeft wel afdoende aandacht besteed aan de aanbevelingen.

Deel 1 Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

20 Onderzoek: Vroegtijdige beëindiging COWWI

Rapportage Rekenkameronderzoek naar ‘Achtergrond vroegtijdige beëindiging bestuurlijke samenwerking (COWWI) gemeente Schagen Hollands Kroon’, d.d. 10 oktober 2018. Zie Raadbesluit d.d. 18 oktober 2018 onder nr 18.083620, zoals besloten in de raadsvergaderi ng van 18 december 2018.

Eerdere reacties volgens Raadsbesluit

• De raad heeft besloten om alle aanbevelingen, welke zijn bedoeld als richtlijn bij het aangaan van eventuele nieuwe samenwerkingsverbanden, over te nemen en deze onder de

aandacht te brengen van het college.

• Het college kan zich vinden in de aanbevelingen.

Antwoorden college op vragen over kwaliteit aanbevelingen Nr Vraag Antwoord 1 Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch genoeg om te kunnen worden geïmplementeerd?

Raad en college hebben zoals in

hun reactie aangegeven de aanbevelingen over te nemen en bij een nieuw op te richten samenwerkingsverband (zoals bijv. het COWWI, deelname in een GR, etc.) in de praktijk te brengen.

Sinds de vroegtijdige beëindiging

van het COWWI is de gemeente

Schagen niet meer een vergelijkbaar samenwerkingsverband aangegaan. We hebb en genoemde aanbevelingen dan ook niet in de praktijk kunnen brengen en kunnen toetsen op effectiviteit.

2 Welke aanbevelingen zijn geïmplementeerd?

3 Hoe zijn deze aanbevelingen geïmplementeerd? In uitvoerbare maatregelen, in beleid of anderszins?

4 Zijn er effecten bekend van de geïmplementeerde aanbevelingen, zoals concrete veranderingen of bestuurlijke vernieuwingen?

5 Wat zijn factoren die de implementatie en doorwerking van deze aanbevelingen verklaren?

6 Waarom zijn de, eventuele, overige aanbevelingen niet overgenomen en/of geïmplementeerd?

7 Wordt de gemeenteraad voldoende, tijdig en juist geïnformeerd over de implementatie van de aanbevelingen?

8 Hoe kan de kwaliteit en doorwerking van de aanbevelingen worden verbeterd?

Antwoorden college op vragen over doorwerking aanbevelingen Nr Aanbeveling Doorwerking 1 Vooraf: inventariseer knelpunten en oplossingen. Zie tabel hiervoor en Bijlage 3. 2 Verken verwachtingen.

3 Leg uitgangspunten vast.

4 Stel voorafgaand aan uitwerking een agenda op.

5 Bepaal de rol van de raad.

6 Verzorg tijdige, juiste en volledige informatie aan de raad.

7 Richt de afwikkeling van de frictiekosten zodanig in dat een helder beeld ontstaat van de omvang ervan en de verdeling over de betrokken partijen.

Subconclusies Het college

heeft de aanbevelingen niet op kwaliteit beoordeeld;

1. heeft de aanbevelingen wel overgenomen, maar de doorwerking is niet vast te stellen omdat deze situatie zich niet meer heeft voorgedaan in de praktijk.

Deel 1 Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

21 Onderzoek: Toezicht en Handhaving

Rapportage Rekenkameronderzoek naar ‘Toezicht - en handhavingsbeleid’, d.d. 15 oktober

1. Zie het geamendeerde raadbesluit d.d. 5 november 2019 onder nr. 19.05365, zoals besloten in de raadsvergadering van 11 februari 2020.

Eerdere reacties volgens Raadsbesluit

• De raad heeft alle aanbevelingen overgenomen.
• De raad heeft aan het college opdracht gegeven om de voor het college bestemde aanbevelingen uit te voeren.
• Het college heeft vertrouwen dat zij binnen de beleidsperiode vorm kan geven aan de aanbevelingen.

Antwoorden raad op vragen over doorwerking aanbevelingen Nr Aanbevelingen Doorwerking 1 Geef het college opdracht om met hoge prioriteit een plan te maken voor de ontwikkeling van toezicht en handhaving in het sociale domein, en daarbij de professionele werkwijze in het fysieke domein en openbare orde en veiligheid als uitgangspunt te nemen.

De raad heeft met het overnemen

van deze aanbevelingen direct

de opdracht voor aanbeveling 1

en 2 aan het college gegeven.

Met betrekking tot aanbeveling

1 heeft het college een raadsinformatiememo verstrekt, (Nr. 13 2020) op 10 februari 2020.

2 Stuur met betrekking tot toezicht en handhaving in het fysieke domein en openbare orde en veiligheid meer op maatschappelijke doelen

Probeer daarmee meer zicht te krijgen op de veiligheid en leefbaarheid van de lokale samenleving

Daar is waar het immers om draait

Di t kan door het college te vragen de rapportages naar de raad niet zozeer te richten op het aantal controles en inspecties en het aantal geconstateerde tekortkomingen, maar in eerste instantie te richten op het aantal goed bevonden situaties in relatie tot de omvang.

In de corona-rapportages aan de

raad van het afgelopen jaar heeft

het college veelvuldig aandacht

besteed aan handhaving in het

fysieke domein m.b.t. de coronaregels.

Antwoorden van college op vragen over kwaliteit aanbevelingen Nr. Vraag Antwoord 1 Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch genoeg om te kunnen worden geïmplementeerd?

Hieronder schetsen wij de stand van zaken op dit moment, wat is opgepakt: In het eerste kwartaal 2021 is het project Toezicht en Handhaving en Toezicht gestart.

De eerste stap in het project is een akkoord op het proces om te komen tot een gedragen systematisch en integraal plan van aanpak. Dit betekent dat we momenteel commitment verwerven voor de richting die wij, in overleg (o.a. met de adviesorganen, op de zes gebieden van het sociaal domein op willen gaan.

De voorbereiding tot het instellen van een integrale projectgroep is gestart met als opdracht een systematische aanpak in de praktijk (het uitvoeringsplan) te schrijven.

Na de zomer zullen in deze projectgroep kennisdragers vanuit beleid en de praktijk gaan werken aan een integrale verbetering en borging van preventie-, toezichts-, en handhavingstaken en processen in het sociaal domein.

Kortgezegd de opdracht aan deze projectgroep is het opzetten van een uniform kwalitatief verbeterproces, een systematische aanpak in de praktijk en meetbare doelen. Evenals een verbetering van de rapportages en verantwoordingscycli.

De witte vlekken binnen Toezicht en Hand having zijn in kaart gebracht, denk daarbij aan het aanstellen toezichthouder, de inrichting van het Meldpunt zorgfraude. Ook deze punten zijn onderdeel van het project.

2 Welke aanbevelingen zijn geïmplementeerd?

3 Hoe zijn deze aanbevelingen geïmplementeerd? In uitvoerbare maatregelen, in beleid of anderszins?

4 Zijn er effecten bekend van de geïmplementeerde aanbevelingen, zoals concrete veranderingen of bestuurlijke vernieuwingen?

5 Wat zijn factoren die de implementatie en doorwerking van deze aanbevelingen verklaren?

Deel 1 Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

22

6 Waarom zijn de, eventuele,

overige aanbevelingen niet

overgenomen en/of geïmplementeerd?

Op het gebied van Toezicht en Handhaving zijn de eerste stappen gezet om aan te sluiten bij andere gemeenten in de Kop van Noord- Holland. Er is gezamenlijk een sociaal rechercheur voor deze regio aangesteld en er zijn ideeën om gezamenlijk aan aantal onderwerpen op te pakken.

7 Wordt de gemeenteraad voldoende, tijdig en juist geïnformeerd over de implementatie van de aanbevelingen?

8 Hoe kan de kwaliteit en doorwerking van de aanbevelingen worden verbeterd?

Reacties college op doorwerking aanbevelingen

Nr Aanbevelingen Doorwerking

1

A

B

C

D

E

Maak in opdracht van de raad met hoge prioriteit

een plan voor de ontwikkeling van toezicht en

handhaving in het sociale domein. Dat zal gezien

de aard, omvang en complexiteit van het sociale

domein waarschijnlijk een meerjarig plan of programma zijn: Neem daarbij de professionele werkwijze in het fysieke domein en openbare orde en veiligheid als uitgangspunt; Bezie tegelijkertijd de kansen voor een integrale aanpak met het fysieke domein en openbare orde en veiligheid; Zet dit onderwerp op de regionale agenda en kijk of samenwerking met andere gemeenten hierbij mogelijk is; Sluit aan op de discussie die de VNG over dit onderwerp heeft geïnitieerd; Betrek interne en externe relevante actoren zoals toegangsloketten tot hulp - en zorg, uitkeringsverstrekkers, zorg- en hulpverleners, signaleerders et cetera.

Fysiek domein

In de raadsvergadering van 11 februari 2020 heeft

de raad de aanbevelingen uit het rapport ‘Toezicht - en Handhavingsbeleid’ geamendeerd en vervolgens overgenomen

Niet lang daarna, bij het vaststellen van de eerste tussenrapportage van het uitvoeringsprogramma Veiligheid, Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving 2020 op 21 april 2020, besloot het college de bestrijding van de verdere verspreiding van het coronavirus boven alle overige prioriteiten uit het uitvoeringsprogramma te stellen

Deze situatie heeft de rest van het jaar geduurd

Zoals u bekend wordt voor het Toezicht en Handhavingsbeleid in het fysieke domein gewerkt vanuit de zogenoemde ‘big - 8-cyclus’. Naar aanleiding van de evaluatie van 2020 is wel besloten tot aanpass ing van het beleid, echter deze aanpassingen betroffen vooral het opnemen van de maatregelen rond de nog steeds heersende pandemie in het beleid.

Wij zijn wel van mening dat de pandemie tot een

meer integrale benadering heeft geleid op deelonderwerpen van het beleid: tussen de taakvelden veiligheid, toezicht en handhaving en vergunningverlening is dit wellicht evident, maar ook economische zaken en het sociaal domein is meer dan voorheen gevonden

Dit zien wij bijvoorbeeld ook terug in de aanpak van het bew onen van recreatiewoningen, het wonen op bedrijfsterreinen en adressenonderzoeken

Voor het komende jaar staat de Omgevingswet (verwachte invoerdatum nog immer 1 januari 2022) op stapel

Dit betekent dat wij het beleid hierop zullen aanpassen

Wij zullen d aarbij in elk geval de aanbevelingen ten aanzien van het inzichtelijk maken van de prioritering en het berekenen van de capaciteit vanuit de doelstelling meenemen.

Tevens hopen wij, daar waar er raakvlakken en voldoende aanleiding is, voort te bouwen op de in coronatijd opgebouwde of (door)ontwikkelde contacten met het sociaal domein.

Sociaal domein

De gemeenteraad in Schagen is op 10 februari 2021

door het college geïnformeerd dat er nog gewerkt

2

A

B

Maak het proces, in het fysieke domein en openbare orde en veiligheid, van prioriteitstelling meer transparant en navolgbaar.

Als eerste stap door dit proces vast te leggen en

ieders rol in dat proces helder te maken: raad, college, ambtelijke organisatie, inwoners en bedrijven en partijen die mede namens de gemeente toezicht houden en handhaven.

Als tweede stap door bij de uitvoering van dat proces ieders bijdrage inzichtelijk te houden door zichtbaar te maken wat met de bijdragen en informatie van verschillende actoren is gedaan.

3 Expliciteer hoe de gemeente h anden en voeten geeft aan het stimuleren van de eigen verantwoordelijkheid van inwoners en bedrijven. Sluit dit aan op gemeentelijk beleid ten aanzien van burgerparticipatie en burgerinitiatieven, in het geval de gemeente hier al beleid op heeft ontwikkeld.

4 Analyseer waar de informatiepositie van de gemeente nog onvoldoende is met betrekking tot de relevante partners waarmee de gemeente samenwerkt. Maak concrete afspraken met die samenwerkingspartners over de onderwerpen waarover Deel 1 Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

23

Subconclusies De raad

heeft gedeeltelijk invulling gegeven aan de aanbevelingen.

Het college

heeft de kwaliteit van de aanbevelingen niet expliciet gewaardeerd;

Stelt dat de implementatie en doorwerking van de aanbevelingen op orde is en verder

i.s.m. de raad verder worden ontwikkeld. de gemeente geïnformeer d wil worden, op welke wijze in welke vorm. wordt aan het plan van aanpak Toezicht en Handhaving binnen h et sociaal domein. Ook heeft de gemeenteraad op 10 februari een toelichting ontvangen over de wijze waarop er invulling wordt gegeven aan de inbedding van Toezicht en Handhaving.

In 2020 lag de prioriteit op de transitie en transformatie in het sociaal domein, dit proces leidde in het najaar tot de totstandkoming van het integraal beleidsplan Sociaal

De Raad heeft dit plan geaccordeerd

In dit plan staan ook de uitgangspunten (o.a. maatwerk en nadruk op preventie) voor Toezicht en Handhaving evenals de benadering van ‘Hoogwaardig Handhaven’. De uitgangspunten én de benadering vormen de basis van het plan van plan van aanpak Toezicht en Handhaving.

Zie verder Bijlage 3.

5 Geef de ambtelijke organisatie de opdracht om een planningsmethodiek te ontwikkelen die zicht geeft op de relatie tussen gewenste resultaten en benodigde personele capaciteit. Dit in plaats van de aanwezige capaciteit als uitgangspunt te nemen voor de planning van het uitvoeringsprogramma.

In het geval de personele capaciteit dan niet voldoende blijkt investeer dan in eerste instantie in slimme werkwijzen, ICT -middelen en flexibilisering van de capaciteit.

Deel 1 Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

24

Onderzoek: Verkoop tafelzilver

Rapportage Rekenkameronderzoek naar ‘Verkoop van tafelzilver’ d.d. november 2019. Zie Raadbesluit onder nr. 19.053762, zoals besloten in de raadsvergadering van 11 februari 2020.

Eerdere reacties volgens Raadsbesluit.

• De raad heeft de aanbevelingen overgenomen en onder de aandacht van het college gebracht.
• Het college onderschrijft deze aanbevelingen, zij het met een enkele kanttekening.

Antwoorden college op vragen over kwaliteit aanbevelingen Nr. Vraag Antwoord 1 Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch genoeg om te kunnen worden geimplementeerd?

De aanbevelingen zijn richtinggevend als een permanente

opgave. Ze zijn niet SMART.

Wat betekent “meer overzicht in de vastgoedportefeuille”?

Wanneer is het genoeg?

In welke situaties moet er gezorgd worden voor “frequente monitoring”?

Wat zijn de “belangrijkste werkprocessen”?

2 Welke aanbevelingen zijn geïmplementeerd?

Aan alle aanbevelingen is gewerkt. Of het voldoende is, is moeilijk te beoordelen, aangezien de aanbevelingen niet SMART zijn geformuleerd.

3 Hoe zijn deze aanbevelingen geïmpleme nteerd? In uitvoerbare maatregelen, in beleid of anderszins?

Zie tabel hierna en Bijlage 3.

4 Zijn er effecten bekend van de geïmplementeerde aanbevelingen, zoals concrete veranderingen of bestuurlijke vernieuwingen?

Er zijn geen specifieke effecten bekend van de implementaties. Mogelijk omdat deze voortvloeien uit een algemene opgave voor voortdurende organisatieverbetering.

5 Wat zijn factoren die de implementatie en doorwerking van deze aanbevelingen verklaren?

Een professioneel team Vast goed dat zelf periodiek vragen stelt over de kwaliteit van het werk en de mogelijkheden om die te verbeteren.

6 Waarom zijn de, eventuele, overige aanbevelingen niet overgenomen en/of geïmplementeerd?

Omdat de aanbevelingen niet smart zijn geformuleerd is

niet duidelijk wat er nog meer dan het uitgevoerde zou kunnen of moeten worden aangepakt.

7 Wordt de gemeenteraad voldoende, tijdig en juist geïnformeerd over de implementatie van de aanbevelingen?

Wel voor zover het gaat om doelstellingen die de raad regarderen. Zo wordt inmiddels jaarlijks de grondprijzenbrief aangeboden aan de raad.

8 Hoe kan de kwaliteit en doorwerking van de aanbevelingen worden verbeterd?

Dat doen we op de volgende manier:

Voortgaan met de kritische, professionele houding van team Vastgoed.

Toekomstige aanbevelingen SMART formuleren.

Antwoorden college op vragen over doorwerking aanbevelingen Nr. Aanbevelingen Doorwerking 1 Creëer meer overzicht in de vastgoedportefeuille.

Het vastgoedbeheerssysteem functioneert vooralsnog naar behoren.

Er is voldoende inzicht in typering van objecten en contracten.

Kritische data zijn volledig onder controle (facturering, type en datum huurindexering, einddatum contract).

2 Zorg voor frequente monitoring bij het uitvoeren van een doelstelling.

Dit speelt uitsluitend bij projectmatige doelstellingen.

Er is de afgelopen periode frequente monitoring toegepast bij herziening pachtprijzen en nieuwe uitgifte in erfpacht.

Eerder zijn ook doelste llingen ten aanzien van verkoop snippergroen en tafelzilver frequent gemonitord.

Deel 1 Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

25

3 Stel de belangrijkste werkprocessen vast.

In 2020 is het verkoopproces tegen het licht gehouden. In overleg met de coördinator LEAN is geconstateerd dat er geen algemene aa npassing van het proces nodig is.

De specifieke verkoopprocedures van snippergroen en gronden ten behoeve van nutsvoorzieningen zijn of worden wel aangescherpt.

Subconclusies Het college

1. is van mening dat deze aanbevelingen niet SMART genoeg zijn, waardoor de implementatie en doorwerking beperkt worden;
2. stelt dat de implementatie van de aanbevelingen expliciet is uitgevoerd, binnen de hierboven genoemde beperkingen.

Deel 1 Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

26 Onderzoek: VN-Verdrag Handicap

Rapportage Rekenkameronderzoek naar ‘VN-Verdrag Handicap’, d.d. 9 maart 2020. Zie Raadbesluit d.d. 1 december 2020 onder nr. 20.958907, zoals besloten in de raadsvergadering van 15 december 2020.

Eerdere reacties volgens het Raadsbesluit

• De raad heeft besloten om alle aanbevelingen van de Rekenkamercommissie Schagen

over te nemen.

• De raad heeft het college opgedragen om de aan het college geadresseerde aanbevelingen

uit te voeren.

• Het college wil eerst met de raad overleggen in welke mate en op welke wijze zij uitvoering kan geven aan het VN-Verdrag Handicap.

Antwoorden college op vragen over kwaliteit aanbevelingen Nr Vraag Antwoord 1 Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch genoeg om te kunnen worden geïmplementeerd?

Het college heeft bij dit onderzoek niet gereageerd op de kwaliteit van de aanbevelingen aan het college.

In overleg met de raad is er gekomen tot een andere benadering van het probleem. Zie ook de andere tabellen.

2 Welke aanbevelingen zijn geïmplementeerd?

3 Hoe zijn deze aanbevelingen geïmplementeerd? In uitvoerbare maatregelen, in beleid of anderszins?

4 Zijn er effecten bekend van de geïmplementeerde aanbevelingen, zoals concrete veranderingen of bestuurlijke vernieuwingen?

5 Wat zijn factoren die de implementatie en doorwerking van deze aanbevelingen verklaren?

6 Waarom zijn de, eventuele, overige aanbevelingen niet overgenomen en/of geïmplementeerd?

7 Wordt de gemeenteraad voldoende, tijdig en juist geinformeerd over de implementatie van de aanbevelingen?

8 Hoe kan de kwaliteit en doorwerking van de aanbevelingen worden verbeterd?

Antwoorden van raad op vragen over doorwerking aanbevelingen Nr Aanbevelingen Doorwerking 1 Zie toe op de totstandkoming van adequaat specifiek beleid op het gebied van de bepalingen uit het VN-Verdrag Handicap.

Het heeft even geduurd voordat dit onderzoek besproken werd in de raad.

De grote wens was om dit fysiek te doen en daarom werd het in eerste instantie uitgesteld. Na de zomer 2020 bleek dat er nog geen einde in zicht was met betrekking tot corona en is het rapport in digitale vergaderingen behandeld.

Inmiddels is de uitvoering door het college opgestart

Er is een raadswerkgroep ingesteld waarin alle stappen worden besproken

Deze is reeds twee keer bij elkaar geweest (18 maart en 8 april jl.) In de raadswerkgroep zitten namens de raad Friso Teerink, Margreet Verloop, Puck de Nijs, Lambert Riteco, Marga Mulder, Hanneke Toorenent, Wim Rijnders, Harry P iket en Gert Meijer (griffier).

Op 1 april 2021 is er een startsymposium geweest met allerlei betrokkenen met het maatschappelijke veld.De raadswerkgroep heeft de volgende planning vastgesteld: 1 april 2021: Startsymposium 17 mei-18 juni 2021: Adviesperiode voor de adviesraden 2 Zie toe op de tijdige uitvoering van dit beleid.

3 Stel waar nodig additionele kaders op.

4 Bewaak ook de realisatie van de tijdsplanning.

5 Zie toe op de realisatie, evaluatie en (eventuele) bijstelling van het specifieke beleid.

Deel 1 Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

27

31 mei 2021: Beeldvormende of informerende raadsbijeenkomst over conceptversie LIA (Lokale Inclusie Agenda) 30 augustus 2021: Oordeelsvormende raad over de LIA Half september 2021: Vaststelling LIA door B&W Tot jan 2023: Uitvoering LIA en borging

Antwoorden college op vragen over doorwerking aanbevelingen Nr Aanbevelingen Doorwerking 1 Stel specifiek beleid vast zodat de verplichtingen uit het VN-Verdrag Handicap aantoonbaar worden nagekomen.

De gemeenteraad heeft op 15 december 2020 besloten:

Akkoord te gaan dat de grondbeginselen van het VN -verdrag voor de rechten van mensen met een handicap als leidend principe gelden voor het ontwikkelen, ontwerpen en uitvoeren van de gemeentelijke dienstverlening en daarmee bijdragen aan de inclusieve samenleving in de gemeente Schagen; Akkoord te gaan met het beschikbaar stellen van een projectbudget ter hoogte van €180.000 voor de periode van twee jaar om het leidend principe in de gemeente Schagen in te bedden en voor het opstellen en implementeren van een lokale uitvoeringsagenda (= Lokale Inclusie Agenda).

Akkoord te gaan om het projectbudget van € 90.000 in 2021 te dekken uit de algemene reserve en € 90.000 voor 2022 op te nemen in de begroting De lokale inclusie agenda wordt samen met alle belanghebbenden uit Schagen (ervaringsdeskundigen, maatschappelijke organisaties, ondernemers) opgesteld

De start daarvoor was tijdens een goed bezochte digitale startsymposium op 1 april 2021. Alle belanghebbenden hebben met elkaar in deelsessies 24 verbeterpunten geformuleerd om een toegankelijk en inclusief Schagen te realiseren.

De 5 belangrijkste speerpunten worden in 5 werkgroepen (delegatie uit het symposium) in acties uitgewerkt die de Lokale Inclusie Agenda (LIA) vormen. Dit vanuit het principe van het VN Verdrag ‘Niets over ons, zonder ons’.

Op 31 mei zal de gemeenteraad in een beeldvormende raad een eerste concept van de Lokale Inclusie Agenda bespreken waarna zij na d e zomer in een oordeelsvormende raad, advies uitbrengt.

Het college zal uiteindelijk in september de LIA vaststellen.

Alle acties opgenomen in de LIA worden voorzien van een tijdspad

Het project duurt tot december 2022, waarna het geborgd is binnen de ge meentelijke organisatie en begroting/Planning en controle cyclus

Gedurende de uitvoering van de LIA wordt de voorgang van de acties gemonitord en waar nodig bijgesteld

Dit doen we samen met een delegatie van belanghebbenden.

2 Geef een realistische tijdplanning voor de uitvoering van dit beleid.

3 Voer dit beleid uit, met inachtneming van de al genomen maatregelen op dit gebied.

4 Evalueer dit beleid en de uitvoering ervan.

5 Stel dit beleid bij op basis van de evaluatie en draag zorg voor de verdere uitvoering.

Subconclusies De raad

heeft meerdere aanbevelingen voortvarend geïmplementeerd;

geeft aan dat de gevolgen van deze implementatie duidelijk zichtbaar zijn;

geeft verder aan dat andere aanbevelingen in overleg met het college op een ander wijze

zijn aangepakt.

Het college

heeft de kwaliteit van de aanbevelingen niet expliciet gewaardeerd.

1. heeft de aanbevelingen niet allemaal geïmplementeerd, omdat er is gekozen voor een andere benadering van het probleem. Dit in overleg met de raad.

Deel 1 Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

28 Onderzoek: GGD Hollands Noorden

Rapportage Rekenkameronderzoek naar ‘Financiële risico’s in perspectief’, een gezamenlijk onderzoek naar de GGD Hollands Noorden, d.d. 22 juni 2020. Zie Raadbesluit d.d. 17 november 2020 onder nr. 20.58658, zoals besloten in de raadsvergadering van 15 december 2020.

Eerdere reacties volgens Raadsbesluit

• Alle aanbevelingen zijn door de raad overgenomen.
• Het college onderschrijft de aanbevelingen.
• Voor het college zijn de aanbevelingen aanleiding om een traject in te zetten om te komen

tot verbetering van de aansturing en controle door de Gemeente Schagen van de GGD HN.

Antwoorden raad op vragen over kwaliteit aanbevelingen Nr. Aanbevelingen Doorwerking 1 Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch genoeg om te kunnen worden geïmplementeerd?

2 Welke aanbevelingen zijn geïmplementeerd?

3 Hoe zijn deze aanbevelingen geïmplementeerd? In uitvoerbare maatregelen, in beleid of anderszins?

Aanbevelingen 3 t/m 7 werden door de

raad als weinig concreet en vaag ervaren.

4 Zijn er effecten bekend van de geïmplementeerde aanbevelingen, zoals concrete veranderingen of bestuurlijke vernieuwingen?

5 Wat zijn factoren die de implementatie en doorwerking van deze aanbevelingen verklaren?

6 Waarom zijn de, eventuele, overige aanbevelingen niet overgenomen en/of geïmplementeerd?

7 Wordt de gemeenteraad voldoende, tijdig en juist geïnformeerd over de implementatie van de aanbevelingen?

Antwoorden college op vragen over kwaliteit aanbevelingen Nr. Vraag Antwoord 1 Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch genoeg om te kunnen worden geïmplementeerd?

De gemeenteraad in Schagen heeft op 15 december jl. alle aanbevelingen van het rapport overgenomen. Het is dus een korte tijdsspanne dat alle zaken al zijn opgepakt.

Het onderzoek is niet in alle gemeenten die aangesloten zijn bij de gemeenschappelijke regeling uitgevoerd.

Onlangs is bekend geworden dat de gemeenten Opmeer en Medemblik een separaat onderzoek vanuit hun rekenkamer willen starten.

Daarbij komt nog de volgende co mplicerende factor. De aanbevelingen zijn tweeledig: enerzijds zijn het aanbevelingen die de gemeenten kunnen oppakken, anderzijds zijn het aanbevelingen die de GGD in samenspraak met alle gemeenten op kan pakken.

Bovenstaande feiten maken het niet eenvou dig de aanbevelingen vanuit het onderzoek alle eenduidig te implementeren.

2 Welke aanbevelingen zijn geïmplementeerd?

3 Hoe zijn deze aanbevelingen geïmplementeerd? In uitvoerbare maatregelen, in beleid of anderszins?

4 Zijn er effecten bekend van de geimplementeerde aanbevelingen, zoals concrete veranderingen of bestuurlijke vernieuwingen?

5 Wat zijn factoren die de implementatie en doorwerking van deze aanbevelingen verklaren?

6 Waarom zijn de, eventuele, overige aanbevelingen niet overgenomen en/of geïmplementeerd?

7 Wordt de gemeenteraad voldoende, tijdig en juist geïnformeerd over de Deel 1 Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

29 implementatie van de aanbevelingen?

8 Hoe kan de kwaliteit en doorwerking van de aanbevelingen worden verbeterd?

Antwoorden raad op vragen over doorwerking aanbevelingen Nr Aanbevelingen Doorwerking

Verdiep en verbreed de instrumenten van klankbordgroep en raadsrapporteur.

Niet naar aanleiding van dit onderzoek, maar wel passend bij aanbeveling 1: Onze raadsrapporteurs worden nu naast de kadernota en jaarstukken ook geïnformeerd over de andere onderwerpen op de diverse AB vergaderingen.

Breng deze instrumenten ook onder de aandacht van andere raden.

De werkwijze van de raadsrapporteurs in Schagen is onder de aandacht gebracht in de regio.

De regio wil ook met regio-raadsrapporteurs gaan werken. Hiertoe is een pilot opgezet voor de drie grootste GR ‘en (GGD, VRN, OD).

Er is verzocht om vanuit iedere gemeente kandidaten aan te melden.

Vanuit Schagen zijn er tot nu toe hiervoor geen kandidaten (stand: 9 april 2021). De andere drie gemeenten hebben wel kandidaten.

Op 21 april jl. was er voor de kandidaten een korte training/uitleg.

Volg de aan de raad geadresseerde

aanbevelingen op. Daar waar nodig

op interlokale schaal.

Nog niet geïmplementeerd

Volg samen met het college alle

aanbevelingen op die geadresseerd

zijn aan zowel de raad als aan het

college.

Nog niet geïmplementeerd

1. Controleer of de aan het college geadresseerde aanbevelingen daadwerkelijk binnen een redelijk tijd

worden opgevolgd.

Nog niet geïmplementeerd

1. Controleer hoe en wanneer het college het beloofde verbeteringstraject gaat inzetten om te komen tot

een bete re aansturing en controle

van de GGD HN; met goede aandacht voor het tijdsverloop.

Nog niet geïmplementeerd

Overweeg om de opvolging van

alle aanbevelingen in een plan van

aanpak te vatten en dit successievelijk uit te voeren, met een goede aandacht voor het tijdsverloop.

De raad heeft het college opdracht gegeven dit plan van aanpak op te stellen. Het college heeft dit nog niet gedaan.

Reacties college op doorwerking aanbevelingen Hieronder schetsen wij de stand van zaken op dit moment, wat is opgepakt: In het ambtelijk overleg met de GGD is het onderwerp vanuit Schagen geagendeerd.

Afgesproken is dat de GGD nagaat of zij nog een officiële reactie aan alle aan het onderzoek deelnemende gemeenten zal sturen.

Er is een werkgroep samengesteld, waarin zowel medewerkers van de GGD als gemeenten zitten (1 gemeente per subregio) waar een uitwerking van de KPI’s (kritische prestatie indicatoren) wordt uitgewerkt.

Alle gemeenten onderschrijven dat er een verbetering van het proces van de P&C cyclus mogelijk is en dat dit zo snel mogelijk moet worden opgepakt.

Dit is door de GGD opgepakt: periodiek wordt een risicomonitor opgesteld, waarover via de P&C cyclus wordt gerapporteerd.

Subconclusies De raad

vindt het merendeel van de aanbevelingen van mindere kwaliteit.

Deel 1 Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

30

heeft nog niet alle aanbevelingen geïmplementeerd.

Het college

heeft de kwaliteit van de aanbevelingen niet expliciet gewaardeerd, mede omdat deze

enigszins gecompliceerd zijn opgesteld.

heeft ook gereageerd op de aanbevelingen aan de raad.

1. heeft de implementatie en doorwerking van de aanbevelingen goed opgepakt, dit in overleg met de raad.
2. heeft nog geen plan van aanpak voor verdere doorwerking van de aanbevelingen uitgewerkt.

Deel 1 Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

31 Onderzoek: Woningbouw

Rapportage Rekenkameronderzoek naar ‘Woningbouw in Schagen, d.d. 9 november 2020. Zie Raadbesluit d.d. 19 januari 2021 onder nr. 21.001656, zoals besloten in de raadsvergadering van 9 februari 2021.

Eerdere reacties volgens het Raadsbesluit

• De raad heeft besloten om alle aanbevelingen over te nemen.
• Het college heeft tijdens een oordeelsvormende vergadering alsnog besloten om de aanbevelingen over te nemen.
• De raad heeft het college opgedragen om de aan het college gerichte aanbevelingen uit te

voeren.

Antwoorden college op vragen over kwaliteit aanbevelingen Nr. Vraag Antwoord 1 Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch genoeg om te kunnen worden geïmplementeerd?

Ja

2 Welke aanbevelingen zijn geïmplementeerd?

Zie tabel hierna en Bijlage 3.

3 Hoe zijn deze aanbevelingen geïmplementeerd? In uitvoerbare maatregelen, in beleid of anderszins?

4 Zijn er effecten bekend van de geimplementeerde aanbevelingen, zoals concrete veranderingen of bestuurlijke vernieuwingen?

Deze vraag is in dit stadium nog niet heel zeker en concreet te beantwoorden

Veel zaken zijn nog in de maak

Dat wat geconcretiseerd is nog niet lang als zodanig werkzaam

Hierover kunnen we later in dit jaar beter rapporteren

Wel biedt de monitoringssystematiek een actueel overzicht, waardoor er directer gestuurd kan worden

Het totaal effect van alle concretisering van de aanbevelingen zal het beste antwoord kunnen gaan geven op deze vraag.

Het college blijft u hierover actief informeren.

5 Wat zijn factoren die de implementatie en doorwerking van deze aanbevelingen verklaren?

6 Waarom zijn de, eventuele, overige aanbevelingen niet overgenomen en/of geïmplementeerd?

Dit is niet aan de orde, voor nu wordt er ingezet om de aanbevelingen zorgvuldig uit te werken.

7 Wordt de gemeenteraad voldoende, tijdig en juist geïnformeerd over de implementatie van de aanbevelingen?

Het college informeert de raad aan de hand van de raadsinformatiememo’s over de voortgang van de implementatie van de verschillende aanbevelingen als deze concreet genoeg zijn uitgewerkt.

8 Hoe kan de kwaliteit en doorwerking van de aanbevelingen worden verbeterd?

Op dit moment wordt er nog hard gewerkt aan de implementatie.

Als dit is afgerond kan er geëvalueerd worden of de kwaliteit en doorwerking effectief en efficiënt is. Aan de hand daarvan kunnen verbetervoorstellen gedaan worden.

Antwoorden raad op vragen over doorwerking aanbevelingen Aanbevelingen Doorwerking Geef als raad de opdracht aan het college de kwalitatieve doelen verder uit te werken en stel deze daarna vast.

Deze uitwerking vraagt om een concretiseringsslag zodat de voortgang hierop beter kan worden gemonitord.

De raad heeft het college opgedragen om voor 1 juli

2021 een voorstel ter vaststelling aan de raad voor te leggen waarin de kwalitatieve doelen met betrekking tot woningbouw verder uitgewerkt zijn.

Zorg er als raad voor dat deze aanscherping van de kwalitatieve doelen een plek krijgt in de nieuwe woonvisie.

Het college is opgedragen de aanscherping van de

kwaliteitsdoelen conform aanbeveling 2 op te nemen in de woonvisie.

Deel 1 Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

32 Antwoorden college op vragen over doorwerking aanbevelingen aan de raad Dit is de reactie van het college op de uitvoering van de aanbevelingen aan de raad. Zie hiervoor.

STAVAZA: De kwalitatieve doelen zijn in de afgelopen maanden door het college concreter en meetbaar gemaakt. Deze uitgewerkte kwalitatieve doelen worden in de 80% versie van de omgevi ngsvisie opgenomen en via deze route aan de raad aangeboden.

STAVAZA: In het voorjaar van 2020 is in overleg tussen raad en college besloten om geen aparte woonvisie op te stellen en de opgehaalde input voor de nieuwe woonvisie in de omgevingsvisie op te nemen. Zoals bij het bovenstaande antwoord is aangegeven, zijn de kwalitatieve doelen uitgewerkt en opgenomen in de 80% versie van de omgevingsvisie.

Antwoorden college op vragen doorwerking aanbevelingen Nr Aanbevelingen Doorwerking

Zorg als college voor een monitoringssytematiek die

een helder overzicht biedt van de realisatie van zowel de kwantitatieve als de kwalitatieve doelen.

STAVAZA: Op 13 januari 2021is de monitoringssystematiek gedeeld met de raad. Ook is hierbij gestart met de periodieke monitoring van de reeds meetbare kwantitatieve doelen. Per kwartaal wordt er gerapporteerd aan de raad. In mei wordt de tweede rapportage verzonden aan de raad.

Betrek als college de raad meer bij deze ingezette

koers en de kaders voor adaptief programmeren zodat de raad zijn kaderstellende en controlerende rol goed kan vervullen.

Zie hiervoor

1. Zorg er als college voor dat dat er voldoende ambtelijke capaciteit wordt vrijgemaakt die ook kan zorgen

voor continuïteit in de samenwerking met de partners.

STAVAZA: Dit heeft onze volledige aandacht.

1. Richt je als college niet alleen op de grootste woningcorporatie in de gemeente, maar blijf investeren in de

relatie met alle woningcorporaties.

STAVAZA: Aan de hand van een plan van aanpak wor dt de dialoog met de coöperaties gevoerd en zal dit resulteren in nieuwe vierjarige prestatieafspraken. In dit traject zullen coöperaties en huurdersverenigingen samen met ambtelijke organisatie een raadsbijeenkomst organiseren.

1. Zorg als college voor p eriodieke vaststelling en evaluatie van samenwerkingsafspraken met alle woningcorporaties alsook de uitvoering van het Beleidsplan

Aanpak Realiseren Woningbouwopgave. Betrek daarbij, in lijn met de Woningwet 2015, ook de huurdersorganisaties.

STAVAZA: Over de kwantitatieve doelen wordt

al periodiek gerapporteerd. Op het moment dat

de kwalitatieve doelen vastgesteld zijn zal ook

hier over gerapporteerd kunnen gaan worden

(zie ook onder 1).

1. Zorg als college, op basis van de verbeterde monitoring (aanbeveling 1), dat de raad periodiek duidelijk

wordt geïnformeerd over de realisatie van de kwalitatieve en kwantitatieve doelen.

Subconclusies De raad heeft de aanbevelingen geïmplementeerd.

Het college

vindt de kwaliteit van deze aanbevelingen goed.

stelt dat de aanbevelingen zijn of worden geïmplementeerd en goed kunnen doorwerken.

informeert de raad naar behoren.

NB

Dit recente onderzoek geeft blijk van voortvarende implementatie en geeft ook al doorwerking te zien.

Deel 1 Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

33

Analyse

Alle antwoorden van de raad en het college op de gestelde vragen zijn door de Rkc Schagen geanalyseerd. Op basis van deze analyse zijn per onderzoek subconclusies getrokken.

De raad heeft de kwaliteit van de aanbevelingen in het algemeen gewaardeerd en de doorwerking van de aanbevelingen per onderzoek.

Het college heeft zowel de kwaliteit als de doorwerking van de aanbevelingen per onderzoek geapprecieerd.

Subconclusies algemeen De raad

is van mening dat de aanbevelingen, in het algemeen , van voldoende kwaliteit zijn voor

implementatie en doorwerking;

1. vindt dat de informatie door het college vaak wel, maar soms niet op peil is, expliciet of

impliciet;

1. stelt dat aanbevelingen duidelijk geformuleerd moeten worden en voorzien van een termijn.

Subconclusies onderzoek Ongenoegen in het sociaal domein?

Het college

1. heeft de aanbeveling om in 2020 de werkwijze voor klachten en bezwaren te evalueren impliciet uitgevoerd, daarbij zijn verschillende verbeteringen in gang gezet;
2. beschouwt de kwaliteit van de aanbevelingen als goed genoeg om de aanbevelingen te implementeren;

is bekend met de oorzaken van mindere implementatie, doorwerking en effecten van de

aanbevelingen en werkt hieraan;

geeft suggesties voor een verbetering van de informatievoorziening aan de raad, maar

heeft hieraan nog geen invulling gegeven.

Subconclusies onderzoek Bestuurskracht na fusie Het college

ziet deze aanbevelingen niet als smart genoeg;

1. stelt dat de aanbevelingen daardoor niet volledig en expliciet kunnen worden geïmplementeerd;

heeft wel afdoende aandacht besteed aan de aanbevelingen.

Subconclusies van onderzoek Vroegtijdige beëindiging COWWI Het college

heeft de aanbevelingen niet op kwaliteit beoordeeld;

1. heeft de aanbevelingen wel overgenomen, maar de doorwerking is niet vast te stellen omdat deze situatie zich niet meer heeft voorgedaan in de praktijk.

Subconclusies van onderzoek Toezicht en Handhaving

De raad

heeft de aanbevelingen uitgevoerd, of

i.s.m. het college voor een andere aanpak gekozen.

Het college

heeft de kwaliteit van de aanbevelingen niet expliciet gewaardeerd.

heeft de implementatie en doorwerking van de aanbevelingen op orde, of

dit wordt i.s.m. de raad verder ontwikkeld.

Deel 1 Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

34 Subconclusies van onderzoek Verkoop tafelzilver Het college

vindt de aanbevelingen niet SMART genoeg, waardoor de implementatie en doorwerking

beperkt worden;

1. stelt dat de implementatie en doorwerking van de aanbevelingen expliciet zijn uitgevoerd,

binnen de hierboven genoemde beperkingen.

Subconclusies van onderzoek VN-Verdrag Handicap De raad

heeft meerdere aanbevelingen voortvarend geïmplementeerd;

geeft aan dat de gevolgen van deze implementatie duidelijk zichtbaar zijn;

geeft verder aan dat andere aanbevelingen in overleg met het college op een ander wijze

zijn aangepakt;

dit is in onderling overleg voortvarend opgepakt.

Het college

heeft de kwaliteit van de aanbevelingen niet expliciet gewaardeerd.

1. heeft de aanbevelingen niet allemaal geïmplementeerd, omdat er is gekozen voor een andere benadering van het probleem. Dit in overleg met de raad.

Subconclusies van onderzoek GGD Hollands Noorden

De raad

vindt het merendeel van de aanbevelingen van mindere kwaliteit;

heeft nog niet alle aanbevelingen geïmplementeerd.

Het college

heeft de kwaliteit van de aanbevelingen niet expliciet gewaardeerd, mede omdat deze

enigszins gecompliceerd zijn opgesteld.

1. heeft de implementatie en doorwerking van de aanbevelingen goed opgepakt, dit in overleg met de raad.
2. heeft nog geen plan van aanpak voor verdere doorwerking van de aanbevelingen uitgewerkt.

Subconclusies van onderzoek Woningbouw

De raad

heeft de aanbevelingen uitgevoerd.

Het college

vindt de kwaliteit van de aanbevelingen goed.

stelt dat de aanbevelingen worden of zijn geïmplementeerd en dat de doorwerking in orde

is.

Geeft aandacht aan de informatie aan de raad.

Conclusies

1.3.1. Tabellen

Alle subconclusies uit de diverse onderzoeken zijn verzameld in een tabel.

Een tabel voor de raad en een voor het college.

Deze subconclusies zijn door de Rkc Schagen geanalyseerd, gewaardeerd en voorzien van een kleur.

Deel 1 Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

35

Groen

• betekent ‘goed’ en rood
• betekent ‘onvoldoende’.

Indien de raad en het col lege gezamenlijk kiezen voor een andere oplossing dan de aanbevelingen dan heeft de Rkc Schagen dit gewaardeerd met ‘goed’.

Zo is in een oogopslag te zien wat de raad en het college vinden van de kwaliteit van de aanbevelingen en van de doorwerking, inclusief de implementatie, van de aanbevelingen.

Vervolgens zijn de conclusies van dit deel van het onderzoek getrokken, alsmede de aanbevelingen opgesteld.

Raad Onderzoek Subconclusies kwaliteit doorwerking Toezicht en Handhaving

• • COWWI
• • VN-Handicapverdrag
• • GGD Hollands Noorden
• • Woningbouw
• •

College

Onderzoek Subconclusies

kwaliteit doorwerking

Ongenoegen in sociaal domein • •

Bestuurskracht na fusie • •

COWWI - •

Toezicht & handhaving - •

Verkoop tafelzilver • •

VN-Handicapverdrag - •

GGD Hollands Noorden - •

Woningbouw • •

Opmerking Informatievoorziening

De antwoorden van het college en raad op vragen van de Rekenkamercommissie Schagen leiden meerdere malen ook tot kwalificaties over de informatievoorziening, zoals: ‘onvoldoende’, ‘nog niet voldoende’, ‘informatie is vaak wel, soms niet voldoende’, ‘informatievoorziening naar de raad is nog niet geïmplementeerd’ of ‘informatievoorziening gebeurt globaal en routinematig in algemene rapportages’.

Het gaat hier dus over de informatievoorziening over de doorwerking van de aanbevelingen, niet over de informatievoorziening van het college aan de raad in het algemeen.

De Rkc Schagen neemt deze opmerkingen mee in de conclusies.

1.3.2. Conclusies Raad

De raad vindt de kwaliteit van de aanbevelingen over het algemeen goed.

De raad heeft alle aan haar gerichte aanbevelingen geïmplementeerd.

Bij enkele onderzoeken is in overleg met het college gekozen voor een andere aanpak.

1.3.3. Conclusies College

Het college vindt dat bij twee van de acht onderzoeken (25%) de aanbevelingen niet van

voldoende kwaliteit zijn.

Het college heeft de aan het college gerichte aanbevelingen geïmplementeerd, waarbij

ook al doorwerking is te constateren.

Bij enkele onderzoeken is in overleg met de raad gekozen voor een andere aanpak.

Deel 1 Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

36

1. De informatievoorziening van het college aan de raad over doorwerking van de aanbevelingen wordt niet altijd als voldoende ervaren.

Het college werkt aan verbetering van het informeren van de raad over de implementatie

en doorwerking van aanbevelingen.

Aanbevelingen

Aan de Rkc Schagen:

Bewaak de kwaliteit van de aanbevelingen aan de raad en het college, zodat deze goed

uitvoerbaar zijn.

Indien mogelijk en noodzakelijk maak gebruik van SMART-geformuleerde aanbevelingen.

Aan de raad en het college:

Indien er wordt getwijfeld aan aanbevelingen vraag dan de Rkc Schagen om verduidelijking of interpretatie.

Aan de raad:

1. Geef via het raadsbesluit duidelijke en expliciete opdrachten aan het college om bepaalde

aanbevelingen te implementeren, inclusief terugkoppeling met tijdspad.

1. Bewaak d.m.v. terugkoppeling met tijdspad de doorwerking van de aanbevelingen, bijvoorbeeld via een toezeggingenlijst of ander controlesysteem.

Aan het college:

Voer de aan het college gerichte aanbevelingen uit of laat de raad weten waarom deze

niet worden uitgevoerd.

Communiceer duidelijk en expliciet met de raad over de implementatie en doorwerking

van de aanbevelingen.

1. Expliciete communicatie met de raad over doorwerking van aanbevelingen kan routinematig zoals via de normale planning- & controlcyclus, maar ook separaat.

Bijlagen Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

37 Deel 2

Rekenkameronderzoek naar overeenkomsten tussen conclusies onderscheidenlijk aanbevelingen uit onderzoeken van de Rekenkamercommissie Schagen gedurende de periode 2017 t/m 2020

Bijlagen Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

38

Onderzochte conclusies

In totaal zijn acht onderzoeken onderzocht op algemene conclusies. Onderstaande tabel geeft de algemene conclusies per onderzoek weer.

Alleen algemene conclusies zijn vergeleken, omdat te specifieke conclusies zich niet lenen voor een onderlinge vergelijking met als doel een trend te ontdekken.

Bijvoorbeeld, de specifieke conclusie “De voormalige gemeenten waren financieel gezond” uit het onderzoek ‘Bestuurskracht na fusie’ leent zich niet goed voor een algemene vergelijking.

Onderzoeken zonder algemene conclusies zijn niet genoemd.

Voor meer gedetailleerde cijfers zie Bijlage 1 bij dit onderzoeksverslag.

Onderzoek Algemene conclusies COWWI

• Voer afgesproken evaluaties uit.

Toezicht &

Handhaving

• De informatiepositie van de gemeente ten aanzien van ketenpartners die een deel van de taken van toezicht en handhaving

voor de gemeente uitvoeren (al dan niet wettelijk verplicht) is nog niet in alle gevallen voldoende.

Tafelzilver

• Er is geen duidelijke strategie vastgesteld voor de realisatie van de doelstelling.

VN-Verdrag

Handicap

• Er is geen gericht beleid of gerichte aandacht voor inclusie/toegankelijkheid/meedoen voor de doelgroep met een handicap.
• Er is voldoende aandacht voor inclusiviteit in het sociaal beleid.

GGD Hollands Noorden

• Er is in de sturing met betrekking tot de GGD sprake van verlegd in plaats van verlengd bestuur. De gemeenteraden hebben

en ervaren nauwelijks grip op de GGD.

• Er wordt onvoldoende invulling gegeven aan de rolverdeling

tussen het eigenaarschap en het opdrachtgeverschap van gemeenten met betrekking tot de GGD. Het is daardoor niet helder vanuit welke rol er wordt gehandeld en als gevolg hiervan is het samenspel diffuus: tussen gemeenteraden en colleges en tussen de GGD en de gemeenten.

Woningbouw

• We constateren dat er niet over elke vastgestelde doelstelling expliciet verantwoording plaatsvindt. Hierdoor kunnen we ook niet voor alle doelstellingen aangeven waarom deze wel of niet zijn behaald.

• De raad krijgt niet de informatie op basis waarvan raadsleden

kunnen vaststellen of de doelen worden gerealiseerd.

Tabel 1. Overzicht algemene conclusies per onderzoek

Bijlagen Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

39 Onderstaande tabel geeft weer hoe vaak een bepaald onderwerp in de onderzochte conclusies werd genoemd.

Onderwerpen van de conclusies Frequentie Evaluatie uitvoeren 1 Onvoldoende informatievoorziening 2 Geen duidelijke strategie 1 Geen gericht beleid voor gehandicapten 1 Onvoldoende aandacht voor inclusiviteit 1 Onvoldoende grip bij een GR 1 Geen heldere rolverdeling tussen raden en colleges bij een GR 1 Onvoldoende verantwoording voor het controleren van doelstellingen 1

Tabel 2. Overzicht onderwerpen van de conclusies met bijbehorende frequentie

Onderzochte aanbevelingen

Onderstaande tabel geeft de algemene aanbevelingen per onderzoek weer.

Alleen algemene aanbevelingen zijn vergeleken, omdat te specifieke aanbevelingen zich niet lenen voor een onderlinge vergelijking met als doel een trend te ontdekken.

Bijvoorbeeld, de specifieke aanbeveling “Creëer meer overzicht in de vastgoedportefeuille” uit het onderzoek ‘Verkoop tafelzilver’ leent zich niet goed voor een algemene vergelijking.

Onderzoeken zonder algemene aanbevelingen zijn niet genoemd.

Voor meer gedetailleerde cijfers zie Bijlage 1 bij dit onderzoeksverslag.

Onderzoek Algemene aanbevelingen Ongenoegen in het sociale domein?

• Informatievoorziening aan de raad gericht op trends en ontwikkelingen in klachten en bezwaren.

COWWI

• Vooraf: inventariseer knelpunten en oplossingen

• Verken verwachtingen
• Leg uitgangspunten vast
• Stel voorafgaand aan de uitwerking een agenda op
• Bepaal de rol van de raad.
• Verzorg tijdige, juiste en volledige informatie voor de raad.

Toezicht &

Handhaving

• Analyseer waar de informatiepositie van de gemeente nog onvoldoende is met betrekking tot de relevante partners waarmee de gemeente samenwerkt.
• Maak concrete afspraken met die samenwerkingspartners over de

onderwerpen waarover de gemeente geïnformeerd wil worden, op welke wijze in welke vorm.

Tafelzilver

• Zorg voor frequente monitoring bij het uitvoeren van een doelstelling.

• Stel de belangrijkste werkprocessen vast.

Bijlagen Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

40 GGD Hollands Noorden

• Controleer of de aan het college geadresseerde aanbevelingen

daadwerkelijk binnen een redelijke tijd worden opgevolgd.

• Overweeg om de opvolging van alle aanbevelingen in een plan van

aanpak te vatten en dit successievelijk uit te voeren, met een goede aandacht voor het tijdsverloop.

Woningbouw

• Zorg als college voor een monitoringssytematiek die een helder overzicht biedt van de realisatie van zowel de kwantitatieve als de kwalitatieve doelen.

• Betrek als college de raad meer bij deze ingezette koers en de kaders voor adaptief programmeren zodat de raad zijn kaderstellende

en controlerende rol goed kan vervullen

• Zorg als college, op basis van de verbeterde monitoring (aanbeveling 1), dat de raad periodiek duidelijk wordt geïnformeerd over de

realisatie van de kwalitatieve en kwantitatieve doelen.

Tabel 3. Overzicht algemene aanbevelingen per onderzoek Onderstaande tabel geeft weer hoe vaak een bepaald onderwerp in de onderzochte aanbevelingen werd genoemd.

Onderwerp aanbeveling Frequentie Agendavorming 2 Reflectie raad/college 1 Informatievoorziening 5 Inventarisatie knelpunten en oplossingen 1 Verken verwachtingen 1 Leg uitgangspunten vast 1 Rol van de raad. 2 Frequente monitoring doelstellingen 1 Stel werkprocessen vast 1 Controle uitvoering aanbevelingen 3

Tabel 4. Overzicht onderwerpen van de aanbevelingen met bijbehorende frequentie

Conclusies en aanbevelingen huidig onderzoek

Hier worden de conclusies getrokken over de algemene conclusies respectievelijk aanbevelingen van de rekenkameronderzoeken uit de periode 2017 t/m 2020. Met name over de trend die hierin is te vinden.

Een trend wordt hier beschouwd als een ontwikkeling i n een bepaalde richting op langere termijn.

De algemene conclusies en aanbevelingen zijn hiertoe geanalyseerd om een tijdgerelateerd patroon in deze conclusies respectievelijk de aanbevelingen te identificeren.

Conclusies

1. Onvoldoende informatievoorziening komt tweemaal voor in de conclusies van de acht onderzoeken (25%).
2. Het onderwerp ‘onvoldoende informatievoorziening’ komt vijfmaal voor in de aanbevelingen van de acht onderzoeken (63%).

Onvoldoende informatievoorziening kan worden gezien als een trend of patroon.

Bijlagen Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

41 Aanbevelingen Deze aanbevelingen zijn bestemd voor de raad en het college.

1. Zorg voor een goede, tijdige en juiste informatievoorziening van het college aan de raad

over doorwerking van onderzoeken.

1. Zorg voor een goede balans tussen vraag en aanbod van volledige, juiste en tijdige informatie.

Maak een plan van aanpak voor verbetering van de informatievoorziening van het college

aan de raad over de doorwerking van onderzoeken. Zie ook Bijlage 4.

Voer dit plan van aanpak uit en evalueer het na twee jaar.

Bijlagen Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

42 Bijlage 1 Gedetailleerde onderzoeksresultaten

Deze bijlage geeft enkele gedetailleerde sub conclusies weer van de onderzochte conclusies onderscheidenlijk aanbevelingen. De bijlage kan worden gelezen in combinatie met Tabel 1 en Tabel 3.

Sub conclusies van de onderzochte conclusies

Drie van de acht onderzoeken (37,5%) bevatten geen algemene conclusies.

Vijf van de acht onderzoeken (62,5 %) bevatten samen negen algemene conclusies.

Deze negen conclusies bevatten acht onderwerpen.

Zeven van deze acht onderwerpen (87,5%) komen eenmaal voor in de negen onderzoeken.

Een van de acht onderwerpen (12,5%), t.w. onvoldoende informatievoorziening, komt

tweemaal voor in de negen algemene conclusies van de acht onderzoeken.

Sub conclusies van de onderzochte aanbevelingen

Twee van de acht (25%) onderzoeken bevatten geen algemene aanbevelingen.

Zes van de acht (75%) onderzoeken bevatten samen achttien algemene aanbevelingen.

Deze achttien aanbevelingen bevatten tien onderwerpen.

Zes van deze tien onderwerpen (60%) komen eenmaal voor in de onderzoeken.

Twee van deze tien onderwerpen (20%) komen tweemaal voor in de acht onderzoeken.

Een van deze tien onderwerpen (10%) komt driemaal voor in de acht onderzoeken.

Een van deze tien onderwerpen (10%) komt vijfmaal voor in de acht onderzoeken.

Bijlagen Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

43 Bijlage 2 Reactie namens de raad

Beantwoording vragen Rekenkamercommissie Schagen naar aanleiding van het onderzoek naar de doorwerking van de aanbevelingen van haar onderzoeken tussen 2017-2020 Hieronder staan de antwoorden op de diverse vragen:

1. Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch genoeg om te kunnen worden ge-

implementeert?

Antwoord vraag 1:

Over het algemeen wel. Allen bij het onderzoek van de GGD niet. Daar zijn aanbeving 3 t/m 7 niet concreet en (super) vaag.

Welke aanbevelingen zijn geïmplementeerd?

Hoe zijn deze aanbevelingen geïmplementeerd? In uitvoerbare maatregelen, in beleid of

anderszins?

Antwoord 2 en 3:

Dit is hierna per onderzoek aangegeven

Zijn er effecten bekend van de geïmplementeerde aanbevelingen, zoals concrete verande-

ringen of bestuurlijke vernieuwingen?

Nee, tot nu toe niet. Bij de Locale Inclusie Agenda en de woningbouw gaat dit naar verwachting wel gebeuren (concrete verwachtingen). Bestuurlijke vernieuwing is een beetje merkbaar bij de GGD doordat de drie andere Noordkop gemeenten met regionale raadsvolgers willen gaan werken.

1. Wat zijn factoren die de implementatie en doorwerking van deze aanbevelingen verklaren?

• De aanbeveling is een concrete opdracht

1. Waarom zijn de, eventuele, overige aanbevelingen niet overgenomen en/of geïmplementeerd?

Voor de raad niet van toepassing

Wordt de gemeenteraad voldoende, tijdig en juist geïnformeerd over de implementatie

van de aanbevelingen?

Vaak wel, soms niet. Niet iedere aanbeveling staat op zich zelf. Het maakt onderdeel uit van al lopende processen. Dan wordt niet altijd de link met de aanbeveling gelegd.

Hoe kan de kwaliteit en doorwerking van de aanbevelingen worden verbeterd?

• Duidelijke formulering en direct een termijn afspreken.

Reactie per onderzoek op de aanbevelingen:

Onderzoek Toezicht en handhaving raadsbesluit 5 november 2019

Aanbevelingen voor de raad

1. Geef het college opdracht om met hoge prioriteit een plan te maken voor de ontwikkeling

van toezicht en handhaving in het sociale domein, en daarbij de professionele werkwijze in het fysieke domein en openbare orde en veiligheid als uitgangspunt te nemen.

Stuur met betrekking tot toezicht en handhaving in het fysieke domein en openbare orde

en veiligheid meer op maatschappelijke doelen. Probeer daarmee meer zicht te krijgen op de veiligheid en leefbaarheid van de lokale samenleving. Daar is waar het immers om draait. Dit kan door het college te vragen de rapportages naar de raad niet zozeer te richten op het Bijlagen Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

44 aantal controles en inspecties en het aantal geconstateerde tekortkomingen, maar in eerste instantie te richten op het aantal goed bevonden situaties in relatie tot de omvang.

Reactie: De raad heeft met het overnemen van deze aanbevelingen direct de opdracht voor punt 1 en 2 aan het college gegeven.

Met betrekking tot onderdeel 1 heeft het college een raadsinformatiememo verstrekt (nr. 13 2020)op 10 februari 2020.

In de corona-rapportages aan de raad van het afgelopen jaar heeft het college veelvuldig aandacht besteed aan handhaving in het fysieke domein mbt de corona-regels.

Onderzoek VN-verdrag Handicap raadsbesluit 1 december 2020

Aanbevelingen voor de raad

1. Zie toe op de totstandkoming van adequaat specifiek beleid op het gebied van de bepalingen uit het VN-Verdrag Handicap.

Zie toe op de tijdige uitvoering van dit beleid.

Stel waar nodig additionele kaders op.

Bewaak ook de realisatie van de tijdsplanning.

1. Zie toe op de realisatie, evaluatie en (eventuele) bijstelling van het specifieke beleid.

Reactie:

Het heeft even geduurd voordat dit onderzoek besproken werd in de raad. De grote wens was om dit fysiek te doen en daarom werd het in eerste instantie uitgesteld. Na de zomer bleek dat er nog geen einde in zicht was met betrekking tot corona en is het rapport in digitale vergaderingen behandeld.

Inmiddels is de uitvoering door het college opgestart

Er is een raadswerkgroep ingesteld waarin alle stappen worden besproken

Deze is reeds twee keer bij elkaar geweest (18 maart en 8 april jl.) In de raadswerkgroep zitten namens de raad Friso Teerink, Margreet Verloop, Puck de Nijs, Lambert Riteco, Marga Mulder, Hanneke Toorenent, Wim Rijnders, Harry Piket en Gert Meijer (griffier).

Op 1 april 2021 is er een start-symposium geweest met allerlei betrokkenen met het maatschappelijke veld.

De raadswerkgroep heeft de volgende planning vastgesteld: 1 april Startsymposium 17 mei –18 juni Adviesperiode voor de adviesraden 31 mei Beeldvormende of informerende raadsbijeenkomst over conceptversie LIA Locale Inclusie Agenda) 30 augustus Oordeelsvormende raad over de LIA Half september Vaststelling LIA door B&W Tot jan 2023 Uitvoering LIA en borging

Onderzoek GGD Hollands Noorden raadsbesluit 15 december 2020 Aanbevelingen voor de raad

Verdiep en verbreed de instrumenten van klankbordgroep en raadsrapporteur.

Breng deze instrumenten ook onder de aandacht van andere raden.

Volg de aan de raad geadresseerde aanbevelingen op. Daar waar nodig op interlokale

schaal.

Volg samen met het college alle aanbevelingen op die geadresseerd zijn aan zowel de

raad als aan het college.

Controleer of de aan het college geadresseerde aanbevelingen daadwerkelijk binnen een

redelijk tijd worden opgevolgd.

1. Controleer hoe en wanneer het college het beloofde verbeteringstraject gaat inzetten om

Bijlagen Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

45 te komen tot een betere aansturing en controle van de GGD HN; met goede aandacht voor het tijdsverloop.

Overweeg om de opvolging van alle aanbevelingen in een plan van aanpak te vatten en

dit successievelijk uit te voeren, met een goede aandacht voor het tijdsverloop.

Reactie: Niet naar aanleiding van dit onderzoek, maar wel passend bij aanbeveling 1: Onze raadsrapporteurs worden nu naast de kadernota en jaarstukken ook geïnformeerd over de andere onderwerpen op de diverse AB vergaderingen.

De werkwijze van de raadsrapporteurs in Schagen zijn onder de aandacht gebracht in de regio

De regio wil ook met regio-raadsrapporteurs gaan werken

Hiertoe is een pilot opgezet voor de drie grootste GR ‘en (GGD, VRN, OD) Er is verzocht om vanuit iedere gemeente kandidaten aan te melden

Vanuit Schagen zijn er tot nu toe hiervoor geen kandidaten (stand: 9 april). De andere drie gemeenten hebben wel kandidaten

Op 21 is er voor de kandidaten een korte training/uitleg.

Op aanbeveling 3 t/m 6 is nog geen actie ondernomen

Met betrekking tot aanbeveling 7 heeft de raad het college opdracht gegeven dit plan van aanpak op te stellen. Het college heeft dit nog niet gedaan.

Onderzoek Woningbouw raadsbesluit 9 februari 2021

1. Geef als raad de opdracht aan het college de kwalitatieve doelen verder uit te werken en

stel deze daarna vast. Deze uitwerking vraagt om een concretiseringsslag zodat de voortgang hierop beter kan worden gemonitord.

1. Zorg er als raad voor dat deze aanscherping van de kwalitatieve doelen een plek krijgt in

de nieuwe woonvisie.

Reactie: In het raadsbesluit heeft de raad direct een opdracht aan het college vervat in de volgende bewoordingen: De raad heeft besloten om:

1. Het college op te dragen om voor 1 juli 2021 een voorstel ter vaststelling aan de raad voor te

leggen waarin de kwalitatieve doelen met betrekking tot woningbouw verder uitgewerkt zijn;

1. Het college op te dragen de aanscherping van de kwaliteitsdoelen conform besluitpunt 2, op

te nemen in de woonvisie.

Schagen, 9 april 2021

Gert Meijer, griffier.

Bijlagen Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

46 Bijlage 3 Reactie van het college

Bijlagen Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

47 Onderzoek: Ongenoegen in het sociaal domein?

Rapportage Rekenkameronderzoek naar ‘Ongenoegen in het sociaal domein?’, d.d. november 2017. (zie Raadbesluit d.d. 11 januari 2018 onder nr. 18.024594, zoals besloten in de raadsvergadering van 20 februari 2018).

Aanbevelingen voor het college:

1. Evalueer de werkwijze voor klachten en bezwaren in 2020, met daarin aandacht voor de volgende onderwerpen:

a. Ambtelijk horen: efficiency van ambtelijk horen en de door cliënten ervaren onafhankelijkheid. b. Frequentie van de inzet van de omgekeerde toets. c. De duur van de afhandelingstermijn (kan deze ingekort worden door alleen te verdagen als dat noodzakelijk is). d. Registratie van klachten en bezwaren (zijn er klachten of bezwaren ‘zoek’ geraakt). e. Informatievoorziening aan de raad gericht op trends en ontwikkelingen in klachten en bezwaren.

Reacties op de aanbevelingen:

• De raad heeft de aanbeveling overgenomen en besloten deze onder de aandacht van het

college te brengen.

• Het college heeft de aanbeveling over evaluatie in 2020 overgenomen.

Doorwerking:

Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch genoeg om te kunnen worden

geïmplementeerd?

Antwoord:

De aanbevelingen zijn wat ons betreft specifiek, concreet en realistisch genoeg om te worden geïmplementeerd.

Welke aanbevelingen zijn geïmplementeerd?

Hoe zijn deze aanbevelingen geïmplementeerd? In uitvoerbare maatregelen, in beleid

of anderszins?

Antwoord 2 en 3:

Het ambtelijk horen is in 2017 ingevoerd

Bezwaarden worden gehoord door een ambtelijke hoor- en adviescommissie, bestaande uit een strategisch beleidsadviseur en een kwaliteitsmedewerker

Vanaf 2020 heeft de juridisch beleidsadviseur tijdelijk het horen en adviseren naar aanleiding van bezwaren van de kwaliteitsmedewerker overgenomen

Duidelijk is geworden dat de juridische expertise zowel in de voorbereiding naar als tijdens de hoorzitting onontbeerlijk is en de kwaliteit aan de voorkant (goede besluitvorming) hierdoor verbeterd kan worden.

Cliëntperspectief

Wat de onafhankelijkheid en het zich gehoord voelen betreft, het volgende

Direct met de invoering van het ambtelijk horen zijn er evaluatieformulieren ontwikkeld

Aan het eind van de hoorzitting wordt de bezwaarde gevraagd het evaluatieformulier in te vullen

Uit onderzoek van deze evaluaties is naar voren gekomen dat bijna alle bezwaarden vonden dat zij tijdens de hoorzitting voldoende in de gelegenheid werden gesteld hun bezwaren toe te lichten

Bijna alle bezwaarden vonden dat tijdens de hoorzitting hun bezwaren goed werden besproken

Bijna alle bezwaarden hadden er vertrouwen in dat er serieus naar hun bezwaren werd gekeken

Hieruit volgt dat nagenoeg alle bezwaarden zich voldoende gehoord voelden

De meeste bezwaarden gaven aan dat zij de onafhankelijkheid van de ambtenaren die de hoorzitting leidden, niet in twijfel trokken

Een enkeling gaf aan zich eraan te hebben gestoord dat bij de hoorzitting een kwaliteitsmedewerker aanwezig was. De aanwezigheid van deze functionaris deed in zijn optiek afbreuk aan de onafhankelijkheid.

Voorts was opvallend dat bijna alle bezwaarden aangaven te weinig informatie te hebben ontvangen over de gang van zaken tijdens een hoorzitting. Dit was aanleiding voor de gemeente om een brochure ambtelijk horen te ontwikkelen, die bezwaarmakers voorafgaand aan de hoorzitting wordt toegezonden.

Bijlagen Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

48

De indruk bestaat dat door de samenstelling van de hoorcommissie dit drempelverlagend werkt voor de cliënt.

Doorlooptijden

Wat de verkorting van de doorlooptijden betreft, zijn de volgende maatregelen getroffen

De bezwaarprocedure is langs de zogenaamde LEAN-lat gelegd

Lean is een verbetermethode die zich met name toelegt op reduceren van de variatie in bedrijfsprocessen

Hierdoor wordt de kans dat de producten in overeenstemming zijn met de verwachting van de klant, zo groot mogelijk

Er zijn onnodige stappen uit het werkproces afhandeling bezwaren geschrapt

Het werkproces werd hierdoor een stuk korter

Ook is de afspraak gemaakt dat het advies van de ambtelijke hoor- en adviescommissie daags na de hoorzitting gereed moet zijn

In het verleden zat er tussen de hoorzitting en het advies wel eens een aanzienlijke tijdspanne, hetgeen leidde tot grote vertraging in de besluitvorming

Ook wordt vanaf 2020 tijdens de bezwaarprocedure gewerkt met een preadvies

Dit houdt in dat de juridisch/beleidsadviseur voorafgaande aan de hoorzitting het dossier zorgvuldig doorneemt

Vervolgens zet hij de feiten op een rijtje, maakt het juridisch kader inzichtelijk, verzamelt de relevante jurisprudentie en brengt de losse eindjes in beeld

Deze tijdsinvestering aan de voorkant van het proces verdient zich later weer terug

De ambtelijk hoorders zijn beter voorbereid en de hoorzitting verloopt daardoor sneller en effectiever

Na de hoorzitting vindt er beraadslaging plaats en wordt het preadvies eventueel aangevuld en gewijzigd.

Ten slotte is een ambtenaar aangesteld die zorg draagt voor de administratieve ondersteuning van de afhandeling van de bezwaren (registratie van de bezwaarschriften, correspondentie met bezwaarden, planning hoorzitting, opbouw bezwaardossier, monitoren van de doorlooptijden etc.). Deze spin in het web heeft de efficiency en de kwaliteit van de afhandeling van de bezwaren een enorme boost gegeven.

Onderstaand treft u aan een overzicht van de doorlooptijden in de jaren 2017, 2018, 2019 en 2020: Jaar Binnen gestelde termijn van 6 weken afgerond Binnen verdagingstermijn van 6 weken afgerond verder uitstel nodig 2017 18 12 17 2018 7 7 7 2019 13 17 4 2020 10 4 6 In 2017 zijn er 47 bezwaren ingediend, waarvan 38% binnen de gestelde termijn van 6 weken zijn afgehandeld; 25% van de bezwaren is afgehandeld binnen de verdagingstermijn van 6 weken en voor 36% van de bezwaarschriften was verder uitstel nodig.

In 2018 zijn er 21 bezwaren ingediend, waarvan 33,3% binnen de gestelde termijn van 6 weken zijn afgehandeld; 33,3% van de bezwaren is afgehandeld binnen de verdagingstermijn van 6 weken en voor 33,3% van de bezwaarschriften was verder uitstel nodig.

In 2019 zijn er 34 bezwaren ingediend, waarvan 38% binnen de gestelde termijn van 6 weken zijn afgehandeld; 50% van de bezwaren is afgehandeld binnen de verdagingstermijn van 6 weken en voor 11% van de bezwaarschriften was verder uitstel nodig.

In 2020 zijn er 20 bezwaren ingediend, waarvan 50% binnen de gestelde termijn van 6 weken zijn afgehandeld; 20% van de bezwaren is afgehandeld binnen de verdagingstermijn van 6 weken en voor 30% van de bezwaarschriften was verder uitstel nodig.

Als gevolg van corona zijn de tijden in 2020 iets opgelopen. Het houden van fysieke hoorzittingen was niet mogelijk. De cliënt werd altijd 4 opties aangeboden:

• Uitstel van behandeling
• Afzien van het ambtelijk horen
• Schriftelijke behandeling middels een tweede ronde

Hoorzitting via beeldbellen.

Zo is dit is altijd met instemming van de cliënt gebeurd.

Uit bovengenoemde cijfers kan het volgende worden opgemaakt:

• Wij slagen er steeds beter in de bezwaren binnen de wettelijke voorgeschreven termijn

van 6 weken af te handelen.

Bijlagen Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

49

• Het percentage bezwaren waarvoor verder uitstel nodig is blijft, met uitzondering van

het jaar 2019, hangen rond de 33%. Uit onderzoek is evenwel gebleken dat de oorzaken van de vertraging in de besluitvorming niet is te herleiden zijn naar falend handelen in de ambtelijke organisatie. De meest voorkomende oorzaak van de vertraging is een medisch advies of een second opinion die tijdens de bezwaarprocedure is aangevraagd.

Registratie

Ook de registratie van bezwaren en klachten is verbeterd. Bezwaren en klachten raken hierdoor niet meer zoek in de organisatie. De aanstelling van een ambtelijke ondersteuner heeft hierin in belangrijke mate bijgedragen.

Wat node gemist wordt is een applicatie die het mogelijk maakt om alle processen rondom bezwaar & beroep geheel zaakgericht te behandelen en te bewaken. Met de aanschaf van een dergelijke applicatie organisatiebreed kunnen bezwaren nog efficiënter en sneller worden afgehandeld.

Klachten

De schriftelijke klachten worden vanaf 2020 geregistreerd. Daarvoor was dit niet het geval. Wij krijgen zo langzamerhand zicht op het aantal klachten. Wij hebben het gevoel dat het aantal klachten toeneemt, dat deze veelal door dezelfde cliënten worden ingediend en de aard van de klacht dezelfde is. Dit legt een druk op de organisatie.

Integrale toets vanaf 2021

De werkwijze van de omgekeerde toets is met ingang van 1 januari 2021 ingevoerd

Deze methode moet de consulenten helpen bij het integraal werken en leveren van maatwerk

Het leveren van maatwerk en integraal werken is verankerd in het gemeentelijk beleid: de integrale verordening sociaal domein en de integrale beleidsregels sociaal domein die op 1 januari 2021 in werking zijn getreden, moeten het leveren van maatwerk en integraal werken door de wijkteams faciliteren

Het is nog te vroeg om te beoordelen welke gevolgen deze nieuwe werkwijze zal hebben in het kader van klachten en bezwaar.

1. Zijn er effecten bekend van de geïmplementeerde aanbevelingen, zoals concrete veranderingen of bestuurlijke vernieuwingen?

Antwoord: Voordelen van het ambtelijke horen ten opzichte van het horen door een onafhankelijke ambtelijke bezwaarcommissie is dat je dichterbij bij de uitvoering zit en hierdoor sneller bepaalde trends in de uitvoering signaleert.

In 2019 zijn 6 bezwaarschriften behandeld die gericht waren tegen besluiten op grond van Jeugdwet

In al deze zes zaken was de motivering van het besluit onder de maat

Als er jeugdhulp wordt verzocht voor taken waarvan het ‘gebruikelijk’ is dat ouders dit zelf oppakken, hoeft de gemeente geen jeugdhulp toe te kennen

De eigen mogelijkheden van de ouders worden dan toereikend geacht

In de Jeugdwet wordt evenwel niet aangegeven wat onder ‘gebruikelijke hulp’ moet worden verstaan

In het kader van de jeugdhulpplicht is het belangrijk om te weten wanneer iets gebruikelijk is en wanneer er sprake is van boven gebruikelijke hulp

De consulenten gaven tijdens de hoorzitting aan een objectief afwegingskader te missen waarin is aangegeven op grond van welke maatstaven de hulp als gebruikelijk kan worden aangemerkt

Het beleidsteam is hiermee aan de slag gegaan, hetgeen heeft geresulteerd in Afwegingskader gebruikelijke hulp Jeugdwet dat op 1 januari jl. in werking is getreden.

Trends

Wij zien dat de aard van de bezwaren complexer wordt

Dit vergt een zorgvuldige voorbereiding en meer inzet

Het aantal bezwaarschriften vanuit de Wmo en Jeugdwet is sinds 2019 toegenomen

Dit is te verklaren omdat er door de Centrale Raad van Beroep 2 uitspraken zijn gedaan, t.a.v. de gebruikelijke hulp binnen de jeugdwet (zie hierboven) en de eigen kracht en zelfredzaamheid binnen de Wmo.

Door de invoering van de TOZO in 2020 is er minder inzet gepleegd op controle en onderzoek naar rechtmatigheid vanuit de Participatiewet. Hierdoor zijn er in 2020 minder bezwaren geweest. In 2021 worden de handhavende taken intensiever opgepakt. De verwachting is dat het aantal bezwaren hierdoor toe zal nemen.

Bijlagen Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

50

1. Wat zijn factoren die de implementatie en doorwerking van deze aanbevelingen verklaren? Antwoord:

Het college en MT hebben de kwaliteit van de afhandeling van bezwaren en verkorting van de doorlooptijden van het bezwaren een hoge prioriteit toegekend

Het MT hecht veel belang aan het leereffect van bezwaren

Bezwaarschriften kunnen de kwaliteit van de besluitvorming in positieve zin beïnvloeden

Bij een onafhankelijke bezwaarschriftencommissie die op grote afstand staat van de ambtelijke organisatie is dat leereffect veel minder groot

Zie ook antwoord 4.

1. Waarom zijn de, eventuele, overige aanbevelingen niet overgenomen en/of geïmplementeerd?

Antwoord: Wat nog niet goed is geïmplementeerd, is de informatievoorziening naar de gemeenteraad. De gemeenteraad wordt nog onvoldoende geïnformeerd over de trends en de ontwikkeling van bezwaren en klachten. Het zou wenselijk zijn om de gemeenteraad jaarlijks door middel van een verslag in ieder geval te informeren over:

• het aantal bezwaren, gedifferentieerd naar de verschillende wettelijke regelingen in

het sociaal domein: PW, IOAW, BBZ, Wmo, Jeugdwet en schuldhulpverlening;

• het aantal bezwaren dat gegrond, ongegrond of niet ontvankelijk is verklaard;
• de door de ambtelijke hoor- en adviescommissie waargenomen trends;
• de resultaten van de meting van de tevredenheid van de bezwaarmakers.

Onderzoek: Bestuurskracht na fusie

Rapportage Rekenkameronderzoek naar ‘Bestuurskracht na de fusie’, d.d. 25 april 2018 (zie Raadbesluit d.d. 26 april 2018 onder nr. 18.050190, zoals besloten in de raadsvergadering van 29 mei 2018).

Aanbevelingen voor het college:

1. Zet de vergrote lokale bestuurskracht ook regionaal in. Vergroting van onderling vertrouwen tussen de diverse regionale partijen is daarvoor van groot belang.
2. Houd de vinger aan de pols met betrekking tot de gestegen formatie (de decentralisatie in 2015 meegerekend), daar waar vergelijkbare gemeente (groottegroep) de afgelopen jaren een daling in de formatie laten zien;

Neem maatregelen die voorkomen dat een meerjarig beroep op reserves nodig is om

de begroting sluitend te maken.

Reacties op de aanbevelingen:

• De raad heeft alle aanbevelingen overgenomen om deze onder de aandacht te brengen

van het college van burgemeester en wethouders.

• Het college heeft de aanbevelingen niet of slechts gedeeltelijk overgenomen.

Doorwerking:

Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch genoeg om te kunnen worden

geïmplementeerd?

Antwoord:

Aanbeveling 1 is zeer algemeen gesteld. Het onderwerp is dan ook niet geschikt voor een benadering geheel volgens de SMART methodiek. Wanneer de aanbeveling niet SMART omschrijft welke doelen het college dient na te schrijven is het niet mogelijk daar concrete actiepunten aan te verbinden.

Aanbeveling 2 is enigszins concreet indien we als uitgangspunt nemen dat de formatie van de gemeente Schagen in lijn zou moeten zijn met die van vergelijkbare gemeenten

In haar reactie op deze aanbeveling heeft het college gesteld van mening te zijn dat een dergelijke benchmark alleen waarde heeft wanneer de formatie in relatie tot taken wordt gekeken

Aanbeveling 3 is in zoverre concreet dat wordt voldaan wanneer geen meerjarig beroep op de reserves wordt gedaan teneinde een sluitende begroting mogelijk te maken.

Welke aanbevelingen zijn geïmplementeerd?

Antwoord:

Bijlagen Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

51 Met betrekking tot de inzet van de bestuurskracht t.b.v. de regio heeft ons college in onze bestuurlijke reactie op het rapport al gemeld ons niet te herkennen in het beeld dat wij niet of onvoldoende regionaal actief zouden zijn. De aanbeveling heeft dan ook niet tot specifieke acties geleid.

Dit laat onverlet dat ons college haar regionale inspanningen onverminderd heeft voortgezet

Onder andere in de jaarrekeningen van 2019 en 2020 vermelden wij welke resultaten wij hierbij hebben behaald

Regionale samenwerking hebben wij, samen met de gemeenteraad voor het Domein Ruimte en Economie in de begroting als zelfstandig doel geformuleerd: “We werken regionaal samen”. Als voorbeelden noemen wij onze deelname aan het Regio Akkoord, onze inspanningen voor een nieuwe samenwerkingsagenda, onze actieve deelname aan De Kop Werkt en onze deelname aan de Woondeal met 18 Noord/Hollandse gemeenten

De omvang van de formatie is een punt dat onze bijzondere belangstelling heeft

In onze bestuurlijke reactie op uw rapport hebben wij de koppeling gelegd tussen taken en formatie

Het zondermeer vergelijken van de formaties van verschillende gemeentes achten wij niet opportuun indien niet gelijktijdig wordt gekeken naar de prestaties die daar tegenover staan

Het algemeen uitgangspunt bij formatieaanpassing is: taken eraf personeel eraf; taken erbij personeel erbij.

Met betrekking tot onze formatie zien wij een stijging tussen 2019 en heden van 3% (2019: 402,41, 2021: 414,54).

In de begrotingen van 2019 en 2020 is hierover het volgende opgenomen; De aantrekkende economie en de vele ambities die wij hebben zorgen voor extra werk en taken voor de organisatie

Door de bezuinigingen in de afgelopen jaren is de rek om extra taken te kunnen oppakken er uit. Er is op basis van de strategische personeelsplanning extra formatie toegekend voor de taken Gegevensbescherming, P&O, Regionale Samenwerking, WMO, Jeugdzaken, Gebied coördinatie, Ruimtelijke ontwikkeling, Veiligheid en ICT.

Als we kijken naar de reserves dan zijn deze in 2020 ten opzichte van 2018 gestegen. Als we (door)kijken naar het jaar 2025, dan lopen de reserves weer terug en komen uit op het niveau van 2018. (voor de jaren 2021 – 2025 op begrotingsbasis). Dus ondanks een lastig 2020 (en misschien 2021) is de reserve positie stabiel gebleven.

De bestemmingsreserves zijn bedoeld om bepaalde investeringen/uitgaven ten laste van te brengen.

Hiervoor is in eerste instantie al gespaard/gestort

De algemene reserve is nog voldoende hoog en er worden vanaf 2023 geen onttrekkingen meer begroot uit de algemene reserve

Er wordt zelfs € 400.000 gestort in 2023. Het saldo per 31-12-2023 is dan € 3.749.000. Daarnaast is een Nota Vermogensbeleid opgesteld, om grip te houden op de reserves, met de volgende normen: Voor de gemeente Schagen wordt gestreefd naar de volgende normen voor het vermogensbeleid: a. Netto schuldquote van maximaal 70% b. Solvabiliteitsratio van minimaal 50% c. Voldoen aan de door het Rijk vastgestelde kasgeldlimiet d. Voldoen aan de door het Rijk vastgestelde renterisiconorm e. 20% van het benodigde weerstandsvermogen moet direct aanwendbaar zijn

Dit betekent dat de ondergrens van de algemene reserve minimaal 20% van het risicototaal moet bedragen f. Streefcijfer incidenteel weerstandsvermogen 1,5 In 2020 voldoet Schagen alleen op de Solvabiliteitsratio nog niet aan de norm

Zolang de exploitatie sluitend is en er budget is om de rente en aflossing op vreemd vermogen te voldoen is dit niet erg.

1. Hoe zijn deze aanbevelingen geïmplementeerd? In uitvoerbare maatregelen, in beleid of anderszins?

Antwoord: In lijn met de bestuurlijke reactie op uw onderzoek zijn uw aanbevelingen niet geïmplementeerd. Wel hebben wij, zoals hiervoor is onderbouwd, aandacht voor de door u benoemde onderwerpen.

1. Zijn er effecten bekend van de geïmplementeerde aanbevelingen, zoals concrete veranderingen of bestuurlijke vernieuwingen?

Antwoord: Zie hiervoor antwoord op vraag 2.

Wat zijn factoren die de implementatie en doorwerking van deze aanbevelingen verklaren?

Antwoord:

Niet van toepassing.

Bijlagen Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

52

1. Waarom zijn de, eventuele, overige aanbevelingen niet overgenomen en/of geïmplementeerd?

Antwoord:

Dit is in lijn met onze bestuurlijke reactie op uw aanbevelingen.

Wordt de gemeenteraad voldoende, tijdig en juist geïnformeerd over de implementatie van

de aanbevelingen?

Antwoord:

Wij informeren de gemeenteraad tijdig en volledig over de onderwerpen die uw aanbevelingen treffen. Wij doen dat door middel van de begroting, de rekening en tussentijdse Raadsinformatiebrieven.

Hoe kan de kwaliteit en doorwerking van de aanbevelingen worden verbeterd? Antwoord:

De informatie op basis waarvan u uw aanbevelingen hebt gedaan werden door ons niet of slechts in beperkte mate herkend

Wij denken dat wanneer meer aandacht wordt besteed aan de context van de informatie op basis waarvan u uw aanbevelingen doet dit leidt tot herkenning

Daarnaast geldt dat naarmate aanbeveling minder concreet zijn geformuleerd het lastiger is deze naar een concrete implementatie te vertalen.

Onderzoek: Vroegtijdige beëindiging COWWI Rapportage Rekenkameronderzoek naar ‘Achtergrond vroegtijdige beëindiging bestuurlijke samenwerking (COWWI) gemeente Schagen Hollands Kroon’, d.d. 10 oktober 2018 (zie Raadbesluit d.d. 18 oktober 2018 onder nr. 18.083620, zoals besloten in de raadsvergadering van 18 december 2018).

Aanbevelingen voor het college

Vooraf: inventariseer knelpunten en oplossingen.

Verken verwachtingen.

Leg uitgangspunten vast.

Stel voorafgaand aan uitwerking een agenda op.

Bepaal de rol van de raad.

Verzorg tijdige, juiste en volledige informatie aan de raad.

Richt de afwikkeling van de frictiekosten zodanig in dat een helder beeld ontstaat van

de omvang ervan en de verdeling over de betrokken partijen.

Reacties op de aanbevelingen:

• De raad heeft besloten om alle aanbevelingen, welke zijn bedoeld als richtlijn bij het aangaan

van eventuele nieuwe samenwerkingsverbanden, over te nemen en deze onder de aandacht te brengen van het college.

• Het college kan zich vinden in de aanbevelingen.

Doorwerking: Raad en college hebben zoals in hun reactie aangegeven de aanbevelingen over te nemen en bij een nieuw op te richten samenwerkingsverband (zoals bijv. het COWWI, deelname in een GR, etc.) in de praktijk te brengen

Sinds de vroegtijdige beëindiging van het COWWI is de gemeente Schagen niet meer een vergelijkbaar samenwerkingsverband aangegaan

We hebben genoemde aanbevelingen dan ook n iet in de praktijk kunnen brengen en kunnen toetsen op effectiviteit.

Onderzoek: Toezicht en Handhaving Rapportage Rekenkameronderzoek naar ‘Toezicht- en handhavingsbeleid’, d.d. 15 oktober 2019 (zie het geamendeerde raadbesluit d.d. 5 november 2019 onder nr. 19.05365, zoals besloten in de raadsvergadering van 11 februari 2020).

Aanbevelingen voor de raad:

1. Geef het college opdracht om met hoge prioriteit een plan te maken voor de ontwikkeling van toezicht en handhaving in het sociale domein, en daarbij de professionele werkwijze

in het fysieke domein en openbare orde en veiligheid als uitgangspunt te nemen.

Stuur met betrekking tot toezicht en handhaving in het fysieke domein en openbare

orde en veiligheid meer op maatschappelijke doelen. Probeer daarmee meer zicht te krijgen op de veiligheid en leefbaarheid van de lokale samenleving. Daar is waar het immers om draait. Dit Bijlagen Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

53 kan door het college te vragen de rapportages naar de raad niet zozeer te richten op het aantal controles en inspecties en het aantal geconstateerde tekortkomingen, maar in eerste instantie te richten op het aantal goed bevonden situaties in relatie tot de omvang.

Aanbevelingen voor het college:

Maak in opdracht van de raad met hoge prioriteit een plan voor de ontwikkeling van

toezicht en handhaving in het sociale domein

Dat zal gezien de aard, omvang en complexiteit van het sociale domein waarschijnlijk een meerjarig plan of programma zijn: a. neem daarbij de professionele werkwijze in het fysieke domein en openbare orde en veiligheid als uitgangspunt; b. bezie tegelijkertijd de kansen voor een integrale aanpak met het fysieke domein en openbare orde en veiligheid; c. zet dit onderwerp op de regionale agenda en kijk of samenwerking met andere gemeenten hierbij mogelijk is; d. sluit aan op de discussie die de VNG over dit onderwerp heeft geïnitieerd; e. betrek interne en externe relevante actoren zoals toegangsloketten tot hulp- en zorg, uitkeringsverstrekkers, zorg- en hulpverleners, signaleerders et cetera.

1. Maak het proces, in het fysieke domein en openbare orde en veiligheid, van prioriteitstelling meer transparant en navolgbaar.

a. Als eerste stap door dit proces vast te leggen en ieders rol in dat proces helder te maken: raad, college, ambtelijke organisatie, inwoners en bedrijven en partijen die mede namens de gemeente toezicht houden en handhaven. b. Als tweede stap door bij de uitvoering van dat proces ieders bijdrage inzichtelijk te houden door zichtbaar te maken wat met de bijdragen en informatie van verschillende actoren is gedaan.

1. Expliciteer hoe de gemeente handen en voeten geeft aan het stimuleren van de eigen verantwoordelijkheid van inwoners en bedrijven. Sluit dit aan op gemeentelijk beleid ten

aanzien van burgerparticipatie en burgerinitiatieven, in het geval de gemeente hier al beleid op heeft ontwikkeld.

1. Analyseer waar de informatiepositie van de gemeente nog onvoldoende is met betrekking tot de relevante partners waarmee de gemeente samenwerkt. Maak concrete afspraken met die samenwerkingspartners over de onderwerpen waarover de gemeente geïnformeerd wil worden, op welke wijze in welke vorm.
2. Geef de ambtelijke organisatie de opdracht om een planningsmethodiek te ontwikkelen die zicht geeft op de relatie tussen gewenste resultaten en benodigde personele capaciteit.

Dit in plaats van de aanwezige capaciteit als uitgangspunt te nemen voor de planning van het uitvoeringsprogramma. In het geval de personele capaciteit dan niet voldoende blijkt investeer dan in eerste instantie in slimme werkwijzen, ICT-middelen en flexibilisering van de capaciteit.

Reactie op de aanbevelingen:

• De raad heeft alle aanbevelingen overgenomen.
• De raad heeft aan het college opdracht gegeven om de voor het college bestemde aanbevelingen uit te voeren.
• Het college heeft vertrouwen dat zij binnen de beleidsperiode vorm kan geven aan de aanbevelingen.

Doorwerking:

Fysiek domein

In de raadsvergadering van 11 februari 2020 heeft de raad de aanbevelingen uit het rapport ‘Toezicht- en Handhavingsbeleid’ geamendeerd en vervolgens overgenomen

Niet lang daarna, bij het vaststellen van de eerste tussenrapportage van het uitvoeringsprogramma Veiligheid, Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving 2020 op 21 april 2020, besloot het college de bestrijding van de verdere verspreiding van het coronavirus boven alle overige prioriteiten uit het uitvoeringsprogramma te stellen

Deze situatie heeft de rest van het jaar geduurd

Zoals u bekend wordt voor het Toezicht en Handhavingsbeleid in het fysieke domein gewerkt vanuit de zogenoemde ‘big-8-cyclus’.

Naar aanleiding van de evaluatie van 2020 is wel besloten tot aanpassing van het beleid, echter deze Bijlagen Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

54 aanpassingen betroffen vooral het opnemen van de maatregelen rond de nog steeds heersende pandemie in het beleid.

Wij zijn wel van mening dat de pandemie tot een meer integrale benadering heeft geleid op deelonderwerpen van het beleid: tussen de taakvelden veiligheid, toezicht en handhaving en vergunningverlening is dit wellicht evident, maar ook economische zaken en het sociaal domein is meer dan voorheen gevonden

Dit zien wij bijvoorbeeld ook terug in de aanpak van het bewonen van recreatiewoningen, het wonen op bedrijfsterreinen en adressenonderzoeken

Voor het komende jaar staat de Omgevingswet (verwachte invoerdatum nog immer 1 januari 2022) op stapel

Dit betekent dat wij het beleid hierop zullen aanpassen

Wij zullen daarbij in elk geval de aanbevelingen ten aanzien van het inzichtelijk maken van de prioritering en het berekenen van de capaciteit vanuit de doelstelling meenemen

Tevens hopen wij, daar waar er raakvlakken en voldoende aanleiding is, voort te bouwen op de in coronatijd opgebouwde of (door)ontwikkelde contacten met het sociaal domein.

Sociaal domein

De gemeenteraad in Schagen is op 10 februari 2021 door het college geïnformeerd dat er nog gewerkt wordt aan het plan van aanpak Toezicht en Handhaving binnen het sociaal domein. Ook heeft de gemeenteraad op 10 februari een toelichting ontvangen over de wijze waarop er invulling wordt gegeven aan de inbedding van Toezicht en Handhaving.

In 2020 lag de prioriteit op de transitie en transformatie in het sociaal domein, dit proces leidde in het najaar tot de totstandkoming van het integraal beleidsplan Sociaal

De Raad heeft dit plan geaccordeerd

In dit plan staan ook de uitgangspunten (o.a. maatwerk en nadruk op preventie) voor Toezicht en Handhaving evenals de benadering van ‘Hoogwaardig Handhaven’. De uitgangspunten én de benadering vormen de basis van het plan van plan van aanpak Toezicht en Handhaving.

Hieronder schetsen wij de stand van zaken op dit moment, wat is opgepakt:

• In het eerste kwartaal 2021 is het project Toezicht en Handhaving en Toezicht gestart.
• De eerste stap in het project is een akkoord op het proces om te komen tot een gedragen systematisch en integraal plan van aanpak. Dit betekent dat we momenteel commitment verwerven voor de richting die wij, in overleg (o.a. met de adviesorganen, op de zes gebieden van het

sociaal domein op willen gaan.

• De voorbereiding tot het instellen van een integrale projectgroep is gestart met als opdracht

een systematische aanpak in de praktijk (het uitvoeringsplan) te schrijven.

• Na de zomer zullen in deze projectgroep kennisdragers vanuit beleid en de praktijk gaan werken aan een integrale verbetering en borging van preventie-, toezichts-, en handhavingstaken

en processen in het sociaal domein. Kortgezegd de opdracht aan deze projectgroep is het opzetten van een uniform kwalitatief verbeterproces, een systematische aanpak in de praktijk en meetbare doelen. Evenals een verbetering van de rapportages en verantwoordingscycli.

• De witte vlekken binnen Toezicht en Handhaving zijn in kaart gebracht, denk daarbij aan het

aanstellen toezichthouder, de inrichting van het Meldpunt zorgfraude. Ook deze punten zijn onderdeel van het project.

• Op het gebied van Toezicht en Handhaving zijn de eerste stappen gezet om aan te sluiten bij

andere gemeenten in de Kop van Noord- Holland. Er is gezamenlijk een sociaal rechercheur voor deze regio aangesteld en er zijn ideeën om gezamenlijk aan aantal onderwerpen op te pakken.

In onderstaand schema staan de zes gebieden en de focus die vanuit de gemeente gelegd wordt op dit gebied, die we m.b.t. Toezicht en Handhaving integraal in het sociaal domein oppakken.

Bijlagen Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

55

Onderzoek: Verkoop tafelzilver

Rapportage Rekenkameronderzoek naar ‘Verkoop van tafelzilver’ d.d. november 2019 (zie Raadbesluit onder nr. 19.053762, zoals besloten in de raadsvergadering van 11 februari 2020).

Aanbevelingen voor het college:

Creëer meer overzicht in de vastgoedportefeuille.

Zorg voor frequente monitoring bij het uitvoeren van een doelstelling.

Stel de belangrijkste werkprocessen vast.

Reacties op de aanbevelingen:

• De raad heeft de aanbevelingen overgenomen en onder de aandacht van het college gebracht.
• Het college onderschrijft deze aanbevelingen, zij het met een enkele kanttekening.

Doorwerking:

Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch genoeg om te kunnen worden

geïmplementeerd?

Antwoord:

De aanbevelingen zijn richtinggevend als een permanente opgave. Ze zijn niet SMART.

• Wat betekent “meer overzicht in de vastgoedportefeuille”? Wanneer is het genoeg?
• In welke situaties moet er gezorgd worden voor “frequente monitoring”?

Wat zijn de “belangrijkste werkprocessen”?

Welke aanbevelingen zijn geïmplementeerd?

Antwoord:

Aan alle aanbevelingen is gewerkt. Of het voldoende is, is moeilijk te beoordelen, aangezien de aanbevelingen niet SMART zijn geformuleerd.

Hoe zijn deze aanbevelingen geïmplementeerd? In uitvoerbare maatregelen, in beleid

of anderszins?

Antwoord:

Deze zijn als volgt geïmplementeerd:

• Overzicht vastgoedportefeuille
• Het vastgoedbeheerssysteem functioneert vooralsnog naar behoren.
• Er is voldoende inzicht in typering van objecten en contracten.

Bijlagen Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

56

• Kritische data zijn volledig onder controle (facturering, type en datum huurindexering, einddatum contract).
• Frequente monitoring
• Dit speelt uitsluitend bij projectmatige doelstellingen.
• Er is de afgelopen periode frequente monitoring toegepast bij herziening

pachtprijzen en nieuwe uitgifte in erfpacht.

• Eerder zijn ook doelstellingen ten aanzien van verkoop snippergroen en tafelzilver frequent gemonitord.
• Werkprocessen
• In 2020 is het verkoopproces tegen het licht gehouden. In overleg met de coordinator LEAN is geconstateerd dat er geen algemene aanpassing van het proces

nodig is.

• De specifieke verkoopprocedures van snippergroen en gronden ten behoeve

van nutsvoorzieningen zijn of worden wel aangescherpt.

1. Zijn er effecten bekend van de geïmplementeerde aanbevelingen, zoals concrete veranderingen of bestuurlijke vernieuwingen?

Antwoord: Er zijn geen specifieke effecten bekend van de implementaties. Mogelijk omdat deze voortvloeien uit een algemene opgave voor voortdurende organisatieverbetering.

1. Wat zijn factoren die de implementatie en doorwerking van deze aanbevelingen verklaren? Antwoord:

Een professioneel team Vastgoed dat zelf periodiek vragen stelt over de kwaliteit van het werk en de mogelijkheden om die te verbeteren.

1. Waarom zijn de, eventuele, overige aanbevelingen niet overgenomen en/of geïmplementeerd?

Antwoord: Omdat de aanbevelingen niet smart zijn geformuleerd is niet duidelijk wat er nog meer dan het uitgevoerde zou kunnen of moeten worden aangepakt.

1. Wordt de gemeenteraad voldoende, tijdig en juist geïnformeerd over de implementatie van de aanbevelingen?

Antwoord: Wel voor zover het gaat om doelstellingen die de raad regarderen. Zo wordt inmiddels jaarlijks de grondprijzenbrief aangeboden aan de raad.

Hoe kan de kwaliteit en doorwerking van de aanbevelingen worden verbeterd?

Antwoord:

Dat doen we op de volgende manier:

• Voortgaan met de kritische, professionele houding van team Vastgoed.

Toekomstige aanbevelingen SMART formuleren.

Onderzoek: VN-Verdrag Handicap Rapportage Rekenkameronderzoek naar ‘VN-Verdrag Handicap’, d.d. 9 maart 2020 (zie Raadbesluit d.d. 1 december 2020 onder nr. 20.958907, zoals besloten in de raadsvergadering van 15 december 2020).

Aanbevelingen voor de raad:

1. Zie toe op de totstandkoming van adequaat specifiek beleid op het gebied van de bepalingen

uit het VN-Verdrag Handicap.

Zie toe op de tijdige uitvoering van dit beleid.

Stel waar nodig additionele kaders op.

Bewaak ook de realisatie van de tijdsplanning.

1. Zie toe op de realisatie, evaluatie en (eventuele) bijstelling van het specifieke beleid.

Aanbevelingen voor het college:

Bijlagen Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

57

1. Stel specifiek beleid vast zodat de verplichtingen uit het VN-Verdrag Handicap aantoonbaar

worden nagekomen.

Geef een realistische tijdplanning voor de uitvoering van dit beleid.

Voer dit beleid uit, met inachtneming van de al genomen maatregelen op dit gebied.

Evalueer dit beleid en de uitvoering ervan.

Stel dit beleid bij op basis van de evaluatie en draag zorg voor de verdere uitvoering.

Reacties op de aanbevelingen:

• De raad heeft besloten om alle aanbevelingen van de Rekenkamercommissie Schagen over te

nemen.

• De raad heeft het college opgedragen om de aan het college geadresseerde aanbevelingen

uit te voeren.

• Het college wil eerst met de raad overleggen in welke mate en op welke wijze zij uitvoering kan

geven aan het VN-Verdrag Handicap.

Doorwerking:

De gemeenteraad heeft op 15 december 2020 besloten:

1. Akkoord te gaan dat de grondbeginselen van het VN-verdrag voor de rechten van mensen met

een handicap als leidend principe gelden voor het ontwikkelen, ontwerpen en uitvoeren van de gemeentelijke dienstverlening en daarmee bijdragen aan de inclusieve samenleving in de gemeente Schagen;

1. Akkoord te gaan met het beschikbaar stellen van een projectbudget ter hoogte van €180.000

voor de periode van twee jaar om het leidend principe in de gemeente Schagen in te bedden en voor het opstellen en implementeren van een lokale uitvoeringsagenda (= Lokale Inclusie Agenda).

1. Akkoord te gaan om het projectbudget van € 90.000 in 2021 te dekken uit de algemene reserve

en € 90.000 voor 2022 op te nemen in de begroting De lokale inclusie agenda wordt samen met alle belanghebbenden uit Schagen (ervaringsdeskundigen, maatschappelijke organisaties, ondernemers) opgesteld

De start daarvoor was tijdens een goed bezochte digitale startsymposium op 1 april 2021. Alle belanghebbenden hebben met elkaar in deelsessies 24 verbeterpunten geformuleerd om een toegankelijk en inclusief Schagen te realiseren.

De 5 belangrijkste speerpunten worden in 5 werkgroepen (delegatie uit het symposium) in acties uitgewerkt die de Lokale Inclusie Agenda (LIA) vormen. Dit vanuit het principe van het VN Verdrag ‘Niets over ons, zonder ons’.

Op 31 mei zal de gemeenteraad in een beeldvormende raad een eerste concept van de Lokale Inclusie Agenda bespreken waarna zij na de zomer in een oordeelsvormende raad, advies uitbrengt.

Het college zal uiteindelijk in september de LIA vaststellen.

Alle acties opgenomen in de LIA worden voorzien van een tijdspad

Het project duurt tot december 2022, waarna het geborgd is binnen de gemeentelijke organisatie en begroting/Planning en controle cyclus

Gedurende de uitvoering van de LIA wordt de voorgang van de acties gemonitord en waar nodig bijgesteld

Dit doen we samen met een delegatie van belanghebbenden.

Onderzoek: GGD Hollands Noorden Rapportage Rekenkameronderzoek naar ‘Financiële risico’s in perspectief’, een gezamenlijk onderzoek naar de GGD Hollands Noorden, d.d. 22 juni 2020 (zie Raadbesluit d.d. 17 november 2020 onder nr.

20.58658, zoals besloten in de raadsvergadering van 15 december 2020).

Aanbevelingen voor de raad:

Verdiep en verbreed de instrumenten van klankbordgroep en raadsrapporteur.

Breng deze instrumenten ook onder de aandacht van andere raden.

1. Volg de aan de raad geadresseerde aanbevelingen op. Daar waar nodig op interlokale schaal.
2. Volg samen met het college alle aanbevelingen op die geadresseerd zijn aan zowel de raad als

aan het college.

1. Controleer of de aan het college geadresseerde aanbevelingen daadwerkelijk binnen een redelijk tijd worden opgevolgd.
2. Controleer hoe en wanneer het college het beloofde verbeteringstraject gaat inzetten om te

komen tot een betere aansturing en controle van de GGD HN; met goede aandacht voor het tijdsverloop.

Bijlagen Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

58

Overweeg om de opvolging van alle aanbevelingen in een plan van aanpak te vatten en dit

successievelijk uit te voeren, met een goede aandacht voor het tijdsverloop.

Reacties op de aanbevelingen:

• Alle aanbevelingen zijn door de raad overgenomen.
• De raad heeft besloten om het opstellen van het plan van aanpak, zoals genoemd onder 7, op

te dragen aan het college.

• Het college onderschrijft de aanbevelingen.
• Voor het college zijn de aanbevelingen aanleiding om een traject in te zetten om te komen tot

verbetering van de aansturing en controle door de Gemeente Schagen van de GGD HN.

Doorwerking:

De gemeenteraad in Schagen heeft op 15 december jl. alle aanbevelingen van het rapport overgenomen

Het is dus een korte tijdsspanne dat alle zaken al zijn opgepakt

Het onderzoek is niet in alle gemeenten die aangesloten zijn bij de gemeenschappelijke regeling uitgevoerd

Onlangs is bekend geworden dat de gemeenten Opmeer en Medemblik een separaat onderzoek vanuit hun rekenkamer willen starten

Daarbij komt nog de volgende complicerende factor

De aanbevelingen zijn tweeledig: enerzijds zijn het aanbevelingen die de gemeenten kunnen oppakken, anderzijds zijn het aanbevelingen die de GGD in samenspraak met alle gemeenten op kan pakken

Bovenstaande feiten maken het niet eenvoudig de aanbevelingen vanuit het onderzoek alle eenduidig te implementeren.

Hieronder schetsen wij de stand van zaken op dit moment, wat is opgepakt:

• In het ambtelijk overleg met de GGD is het onderwerp vanuit Schagen geagendeerd.
• Afgesproken is dat de GGD nagaat of zij nog een officiële reactie aan alle aan het onderzoek

deelnemende gemeenten zal sturen.

• Er is een werkgroep samengesteld, waarin zowel medewerkers van de GGD als gemeenten zitten (1 gemeente per subregio) waar een uitwerking van de KPI’s (kritische prestatie indicatoren)

wordt uitgewerkt.

• Alle gemeenten onderschrijven dat er een verbetering van het proces van de P&C cyclus mogelijk is en dat dit zo snel mogelijk moet worden opgepakt. Dit is door de GGD opgepakt:

periodiek wordt een risicomonitor opgesteld, waarover via de P&C cyclus wordt gerapporteerd.

Onderzoek: Woningbouw Rapportage Rekenkameronderzoek naar ‘Woningbouw in Schagen, d.d. 9 november 2020 (zie Raadbesluit d.d. 19 januari 2021 onder nr. 21.001656, zoals besloten in de raadsvergadering van 9 februari 2021).

Aanbeveling voor de raad:

1. Geef als raad de opdracht aan het college de kwalitatieve doelen verder uit te werken en stel deze daarna vast. Deze uitwerking vraagt om een concretiseringsslag zodat de

voortgang hierop beter kan worden gemonitord.

Zorg er als raad voor dat deze aanscherping van de kwalitatieve doelen een plek krijgt

in de nieuwe woonvisie.

Aanbevelingen voor het college:

Zorg als college voor een monitoringssystematiek die een helder overzicht biedt van

de realisatie van zowel de kwantitatieve als de kwalitatieve doelen.

Betrek als college de raad meer bij deze ingezette koers en de kaders voor adaptief

programmeren zodat de raad zijn kaderstellende en controlerende rol goed kan vervullen.

Zorg er als college voor dat dat er voldoende ambtelijke capaciteit wordt vrijgemaakt

die ook kan zorgen voor continuïteit in de samenwerking met de partners.

Richt je als college niet alleen op de grootste woningcorporatie in de gemeente, maar

blijf investeren in de relatie met alle woningcorporaties.

Zorg als college voor periodieke vaststelling en evaluatie van samenwerkingsafspraken

met alle woningcorporaties alsook de uitvoering van het Beleidsplan Aanpak Realiseren Woningbouwopgave. Betrek daarbij, in lijn met de Woningwet 2015, ook de huurdersorganisaties.

Bijlagen Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

59

Zorg als college, op basis van de verbeterde monitoring (aanbeveling 1), dat de raad

periodiek duidelijk wordt geïnformeerd over de realisatie van de kwalitatieve en kwantitatieve doelen.

Reacties op de aanbevelingen

• De raad heeft besloten om alle aanbevelingen over te nemen.
• Het college heeft tijdens een oordeelsvormende vergadering alsnog besloten om de aanbevelingen over te nemen.
• De raad heeft het college opgedragen om de aan het college gerichte aanbevelingen uit te

voeren.

Doorwerking:

Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch genoeg om te kunnen worden

geïmplementeerd? Antwoord:

Ja dat zijn ze.

Welke aanbevelingen zijn geïmplementeerd?

Hoe zijn deze aanbevelingen geïmplementeerd? In uitvoerbare maatregelen, in beleid

of anderszins?

Antwoord 2 en 3:

Zie de stand van zaken bij de aanbevelingen voor het college hieronder:

• Geef als raad de opdracht aan het college de kwalitatieve doelen verder uit te werken en stel deze daarna vast. Deze uitwerking vraagt om een concretiseringsslag zodat

de voortgang hierop beter kan worden gemonitord.

STAVAZA: De kwalitatieve doelen zijn in de afgelopen maanden door het college concreter en meetbaar gemaakt. Deze uitgewerkte kwalitatieve doelen worden in de 80% versie van de omgevingsvisie opgenomen en via deze route aan de raad aangeboden.

• Zorg er als raad voor dat deze aanscherping van de kwalitatieve doelen een plek krijgt

in de nieuwe woonvisie.

STAVAZA: In het voorjaar van 2020 is in overleg tussen raad en college besloten om geen aparte woonvisie op te stellen en de opgehaalde input voor de nieuwe woonvisie in de omgevingsvisie op te nemen. Zoals bij het bovenstaande antwoord is aangegeven, zijn de kwalitatieve doelen uitgewerkt en opgenomen in de 80% versie van de omgevingsvisie.

• Zorg als college voor een monitoringssystematiek die een helder overzicht biedt van

de realisatie van zowel de kwantitatieve als de kwalitatieve doelen.

STAVAZA: Op 13 januari is de monitoringssystematiek gedeeld met de raad. Ook is hierbij gestart met de periodieke monitoring van de reeds meetbare kwantitatieve doelen. Per kwartaal wordt er gerapporteerd aan de raad. In mei wordt de tweede rapportage verzonden aan de raad.

• Betrek als college de raad meer bij deze ingezette koers en de kaders voor adaptief

programmeren zodat de raad zijn kaderstellende en controlerende rol goed kan vervullen.

STAVAZA: zie onder 1 en onder 6 van aanbevelingen voor het college.

• Zorg er als college voor dat dat er voldoende ambtelijke capaciteit wordt vrijgemaakt

die ook kan zorgen voor continuïteit in de samenwerking met de partners.

STAVAZA: Dit heeft onze volledige aandacht.

• Richt je als college niet alleen op de grootste woningcorporatie in de gemeente, maar

blijf investeren in de relatie met alle woningcorporaties.

STAVAZA: Deze aanbeveling wordt meegenomen in het traject om te komen tot de nieuwe prestatieafspraken.

• Zorg als college voor periodieke vaststelling en evaluatie van samenwerkingsafspraken

met alle woningcorporaties alsook de uitvoering van het Beleidsplan Aanpak Realiseren Woningbouwopgave. Betrek daarbij, in lijn met de Woningwet 2015, ook de huurdersorganisaties.

STAVAZA: Aan de hand van een plan van aanpak wordt de dialoog met de coöperaties gevoerd en zal dit resulteren in nieuwe vierjarige prestatieafspraken. In dit traject zullen Bijlagen Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

60 coöperaties en huurdersverenigingen samen met ambtelijke organisatie een raadsbijeenkomst organiseren.

• Zorg als college, op basis van de verbeterde monitoring (aanbeveling 1), dat de raad

periodiek duidelijk wordt geïnformeerd over de realisatie van de kwalitatieve en kwantitatieve doelen.

STAVAZA: Over de kwantitatieve doelen wordt al periodiek gerapporteerd. Op het moment dat de kwalitatieve doelen vastgesteld zijn zal ook hier over gerapporteerd kunnen gaan worden. (zie ook onder 1)

1. Zijn er effecten bekend van de geïmplementeerde aanbevelingen, zoals concrete veranderingen of bestuurlijke vernieuwingen?

Antwoord: Deze vraag is in dit stadium nog niet heel zeker en concreet te beantwoorden

Veel zaken zijn nog in de maak

Dat wat geconcretiseerd is nog niet lang als zodanig werkzaam

Hierover kunnen we later in dit jaar beter rapporteren

Wel biedt de monitoringssystematiek een actueel overzicht, waardoor er directer gestuurd kan worden

Het totaal effect van alle concretisering van de aanbevelingen zal het beste antwoord kunnen gaan geven op deze vraag

Het college blijft u hierover actief informeren.

Wat zijn factoren die de implementatie en doorwerking van deze aanbevelingen verklaren?

Antwoord:

Zie antwoord onder vraag 4.

1. Waarom zijn de, eventuele, overige aanbevelingen niet overgenomen en/of geïmplementeerd?

Antwoord: Dit is niet aan de orde, voor nu wordt er ingezet om de aanbevelingen zorgvuldig uit te werken.

1. Wordt de gemeenteraad voldoende, tijdig en juist geïnformeerd over de implementatie van de aanbevelingen?

Antwoord: Het college informeert de raad aan de hand van de raadsinformatiememo’s over de voortgang van de implementatie van de verschillende aanbevelingen als deze concreet genoeg zijn uitgewerkt.

Hoe kan de kwaliteit en doorwerking van de aanbevelingen worden verbeterd? Antwoord:

Op dit moment wordt er nog hard gewerkt aan de implementatie. Als dit is afgerond kan er geevalueerd worden of de kwaliteit en doorwerking effectief en efficiënt is. Aan de hand daarvan kunnen verbetervoorstellen gedaan worden.

Bijlagen Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

61

Tot slot

Wij gaan ervan uit u zo voldoende te hebben beantwoord naar aanleiding van uw onderzoek naar de doorwerking van de rekenkameronderzoeken in de periode 2017 t/m 2020. Als over de inhoud van deze brief onduidelijkheden zijn of dat u nog vragen heeft, dan kunt u contact opnemen met de locogemeentesecretaris, de heer P.A. Jager, te bereiken via secretariaat van het Concern Management Team op nummer 0224 – 210 348.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van

de gemeente Schagen,

De heer P.A. Jager gemeentesecretaris Mevrouw M.J.P. van Kampen-Nouwen burgemeester

Bijlagen Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

62 Bijlage 4 Betere informatievoorziening aan de raad

Onderstaande aanbevelingen komen uit een onderzoek verricht in opdracht van de Vereniging van Griffiers.1 Dit onderzoek keek naar de wensen en behoeften van raadsleden en de dagelijkse praktijk, en biedt verschillende handreikingen met tools en checklists voor verbetering van de informatievoorziening.

Zie met name Hoofdstuk 5 van dit rapport voor de handreikingen en checklists: a. Handreiking voor het organiseren van een werkatelier over informatievoorziening aan de raad; b. Checklist ter verbetering van raadsvoorstellen; c. Checklist ter verbetering van een format voor raadsvoorstellen.

Vindplaats van dit rapport is: https://www.griffiers.nl/files/vvgtest_csshtml_nl/1019233007%20Rapportage%20Informatievoorziening%20gemeenteraden.pdf

Hierna de meest belangrijkste aanbevelingen:

Ga met elkaar in gesprek De voor het onderzoek gebruikte werksessies bevielen zo goed dat de wens werd geuit om periodiek met elkaar in gesprek te blijven gaan over de kwaliteit van de informatievoorziening.

Een werksessie is een bijeenkomst met raadsleden, griffiemedewerkers, medewerkers van de gemeente (en in een enkel geval een wethouder) die rechtstreeks met elkaar over het vraagstuk van informatievoorziening in gesprek gaan

In bijeenkomsten daarover kunnen raadsleden ook onderling met elkaar spreken over de soort raadsvragen die zij willen stellen, de functie van de vragen en de alternatieve mogelijkheden die er zijn om aan informatie te komen.

Pak de regie De raad kan voor een belangrijk deel zelf de regie op informatievoorziening pakken. B ijvoorbeeld door aan het begin van de raadsperiode, en/of van een voorbereidingstraject van een beleidsvoorstel wensen mee te geven over het raadplegen van informatiebronnen: burgers, belangenorganisaties, deskundigen en onderzoeken.

Maak afspraken met het presidium Het presidium kan ook een rol vervullen door sturing te geven aan de regierol van de raad en kaders op te stellen. De raad kan bijvoorbeeld aan het begin van de raadsperiode expliciet afspraken maken over de rol die het presidium hier kan vervullen.

Zorg voor betere raadsvoorstellen De kwaliteit van raadsvoorstellen moet verbeterd worden

Het is in raadsvoorstellen vaak onduidelijk wat er van de raad wordt verwacht en welke informatie er beschikbaar is. Er is daarom de behoefte om expliciet in raadsvoorstellen te benoemen wat de bevoegdheid en de ruimte die de raad heeft om eigen keuzes te maken is.

Raadsvoorstellen moeten inzicht verschaffen in de taak, de rol en de cirkel van invloed van de gemeente en daarbinnen de rol van de raad (kaderste llend, beleidsbepalend) en het college: uitvoerend.

1 L. Nijskens, H. Potman en E. Steijvers, ‘Verbetering informatievoorziening aan de raad’, kenmerk 1019233-007 d.d. 18 september 2020.

Bijlagen Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

63

Vraag om betere formats

Voor de raadsvoorstellen zijn in gemeenten algemene formats ontwikkeld

Deze voldoen niet altijd aan de functie van informatielevering

Bijvoorbeeld voor de samenvatting is het gewenst dat het doorverwijzingen naar documenten met details bevat, waardoor een raadslid zelf kan beslissen om zich verder in lezen of niet

De beleidskeuzes en het voorstel zijn ook een belangrijk onderdeel

Door in een format op te nemen welke beleidskeuzes voorliggen en welke keuzes in de voorbereiding zijn gemaakt, wordt de raad meegenomen in de afweging die het college in de voorbereiding van het voorstel heeft gemaakt.

Laat je anders informeren Er zijn verschillende mogelijkheden waarop de raad en raadsleden geïnformeerd kunnen worden over actuele vraagstukken die leven in de samenleving. Een verandering die raadsleden aankaarten is de presentatie van informatie via beeld en/of geluid.

Daarnaast hebben raadsleden vaak behoefte aan rondetafelgesprekken met deskundigen of belanghebbenden rond een onderwerp. Die vinden al wel plaats, maar de ervaringen ermee zijn wisselend als het gaat om de tijd die ermee gemoeid is en het rendement dat raadsleden ervaren.

Zorg dat je de weg weet in het raadsinformatiesysteem De ervaringen met raadsinformatiesystemen zijn wisselend

Belangrijk is dat raadsleden zelf hun weg kunnen vinden in een RIS. Hierbij is er begeleiding van raadsleden nodig, aan het begin van de raadsperiode maar ook daarna

Het is ook van belang raadsleden te betrekken bij de aanschaf en de inrichting van zo een systeem

Zo kunnen er afspraken gemaakt worden over de inhoud en weten raadsleden zich te navigeren door het systeem.

Maak een betere planning Tijd en tijdbesteding van raadsleden om informatie te verkrijgen speelt ook een rol in het goed voorzien zijn van informatie.

Om goed in de regierol te zitten moet de raad kunnen anticiperen op ontwikkelingen. Een termijnagenda kan de raad daarbij hel pen. Daarin staat aangekondigd wanneer welke onderwerpen gaan spelen in een raadsperiode en welke onderwerpen in een kalenderjaar aan de orde komen via een raadsvoorstel.

Zorg voor meer overzicht Daarnaast moet de raad het overzicht kunnen houden om de controlerende rol te bewerkstelligen. Als het college de raad informatie verschaft over de stand van zaken van een dossier en over wat er naar verwachting nog moet gebeuren om tot een voorstel te komen, dan vermindert dat de onduidelijkheid voor raadsleden.