Griffie jaarplan 2026

‍Inleiding

Voor u ligt het griffie jaarplan 2026. Met dit jaarplan geeft de raadsgriffier de gemeenteraad inzicht in de plannen van de raadsgriffie over hoe zij de gemeenteraad wil ondersteunen bij het uitvoeren van haar volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taken.

Het jaarplan schetst een globaal beeld van de reguliere taken en plannen die de raadsgriffie wil uitvoeren. De gemeenteraad kan dit jaarplan gebruiken als sturingsmiddel en het geeft inzicht in de taken die de raadsgriffie uitvoert. Voor de raadsgriffier is het plan een sturingsmiddel en leidraad voor het inplannen en uitvoeren van werkzaamheden.

Dit jaarplan bestaat uit drie onderdelen. Het eerste deel geeft een beeld van de reguliere taken van de raadsgriffie. Daarnaast staan in dit deel de kernkwaliteiten van de raadsgriffie. In het tweede deel van dit jaarplan wordt teruggeblikt op de doelstellingen van het voorgaande jaar. In het derde deel van dit jaarplan staan de extra taken die de raadsgriffie uitvoert naast de reguliere werkzaamheden. De raadsgriffie zoekt naar een balans tussen de uitvoering van reguliere en extra werkzaamheden. De raadsgriffie probeert de uitvoering van de werkzaamheden daarom over het jaar te verspreiden.

De raadsgriffier legt het jaarplan voor aan de werkgeverscommissie. Daarna krijgt de gemeenteraad het jaarplan ter kennisgeving toegestuurd.

Samenstelling, taken én kernkwaliteiten

Samenstelling en bezetting Raadsgriffie

De raadsgriffie had in 2025 twee vacatures. Deze zijn beide vervuld. Rick Meinema en Nikki Gerssen hebben de raadsgriffie verlaten. Anés Weerden en Annelies Kauffmann zijn de raadsgriffie komen versterken. Zij hebben beide in de raadsvergadering van juli, de belofte afgelegd.

Per 1 januari 2026 bestaat de raadsgriffie uit 3,89 fte:

Raadsgriffier: 1 x 36 uur (1 fte),
Raadsadviseur/plaatsvervangend griffiers: 2 x 36 uur (2 fte),
Griffiemedewerker: 1 x 32 uur (0,89 fte).

Raadsgriffier

De taak van de raadsgriffier is het ondersteunen en adviseren van de gemeenteraad, de raads- en steunfractieleden, bij het uitoefenen van hun kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol. Hij is het eerste aanspreekpunt voor de gemeenteraad, fractievoorzitters, wethouders en burgemeester (in de rol van voorzitter van de gemeenteraad). Het zwaarte punt ligt daarbij op de positionering, organisatie en werkwijze van de gemeenteraad. De raadsgriffier geeft leiding aan de raadsgriffie.

Raadsadviseurs/plaatsvervangend griffiers

De raadsadviseurs zijn medeverantwoordelijk voor het goed laten functioneren en de ondersteuning van de oordeelsvormende vergaderingen en commissies. Daarbij vervullen ze de rol van commissiegriffier, dan wel ambtelijk secretaris. Zij adviseren en ondersteunen de raads- en steunfractieleden over de inzet van raadsinstrumenten.

Griffiemedewerker

De griffiemedewerker ondersteunt de gemeenteraad en raadsgriffie door het opstellen van de concept agenda van de raadsvergadering. Verder verricht de medewerker ondersteunende en administratief organisatorische werkzaamheden. Daarnaast organiseert en faciliteert zij de raadsactiviteiten en beheert zij de griffie agenda. Tevens richt zij zich op de raadscommunicatie.

Reguliere taken

De raadsgriffie ondersteunt, faciliteert en adviseert de gemeenteraad bij de uitvoering van zijn volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taken. Dit betekent dat de raadsgriffie de volgende reguliere werkzaamheden uitvoert:

Secretariaat voeren van de gemeenteraadsvergadering, oordeelsvormende vergadering, auditcommissie, agendacommissie, presidium, seniorenconvent, beeldvormende vergadering, rekenkamer, geloofsbrievencommissie, werkgeverscommissie en overige door de gemeenteraad ingestelde commissies.
Voorbereiden en ondersteunen bij het uitvoeren van het Raadscafé.
Adviseert en ondersteunt de gemeenteraad over de toepassing van raadsinstrumenten.
Bereidt de besluitvorming in de gemeenteraad voor en ondersteunt commissies bij hun advisering aan de gemeenteraad.
Levert informatie, adviezen en bijstand gericht aan de gemeenteraad.
Coördineert de voorbereiding, en daar waar nodig de uitvoering, van trainingen, opleidingen en werkbezoeken voor en door de gemeenteraad.
Verzorgt de communicatie voor de gemeenteraad (website en sociale media).
Coördineert en verzorgt gastlessen aan schoolklassen die de raadzaal bezoeken.
Begeleidt de toelating van gemeenteraadsleden en de benoeming van steunfractieleden.
Spant zich in voor een goede samenwerking met de ambtelijke organisatie.

De raadsgriffier voert tevens periodiek overleg met de burgemeester en gemeentesecretaris (bestuurlijke driehoek) om werkzaamheden en processen af te stemmen.

Kernkwaliteiten raadsgriffie

Benaderbaar en bereikbaar

De raadsgriffie is eenvoudig te benaderen en te bereiken door raads- en steunfractieleden, inwoners, maatschappelijke organisaties, burgemeester, wethouders, ambtenaren en media. De raadsgriffie werkt voor de hele gemeenteraad en zonder onderscheid naar politieke groepering.

Professioneel advies en kritisch

De raadsgriffie ondersteunt de gemeenteraads- en steunfractieleden bij de uitoefening van hun taken. De raadsgriffie streeft naar deskundig en respectvol handelen en moedigt ontwikkeling aan en heeft hierbij zicht op het bestuurlijk-ambtelijk krachtenveld en kan daarnaar handelen. De raadsgriffie heeft een kritische, signalerende en probleemoplossende houding.

Politiek sensitief

De medewerkers van de raadsgriffie kunnen zich verplaatsen in de positie en rol van de gemeenteraads- en steunfractieleden. De aandacht is daarbij vooral gericht op het dienen van de belangen van de gemeenteraad.

Terugblik op doelstellingen 2025

In dit hoofdstuk wordt aangegeven op welke wijze de raadsgriffie uitvoering heeft gegeven aan de extra taken (c.q. doelstellingen) uit het jaarplan 2025.

Intimidatie en agressie

Op 12 mei 2025 hebben we een werksessie georganiseerd over weerbaar bestuur. Vervolgens is de raadsgriffie gaan werken aan een agressieprotocol. Dit protocol is in december 2025, ter besluitvorming aangeboden aan de gemeenteraad.

Daarnaast is er ook een aangepaste versie van het integriteitsprotocol aangeboden aan de gemeenteraad.

Werkgroepen burgerakkoord

Op 24 september 2024 heeft de gemeenteraad een besluit genomen over het burgerakkoord. Daarbij is ook besloten tot het instellen van vijf raadswerkgroepen om de voorstellen uit het burgerakkoord in te passen in het gemeentelijke beleid. In elke werkgroep hebben drie raads- of steunfractieleden, een wethouder, een vakambtenaar (kan wisselen per onderwerp), bestuursadviseur en de (plaatsvervangend) griffier zitting.

De raadswerkgroepen zijn veelvuldig bij elkaar geweest en inmiddels zijn veel zaken uit het burgerberaad afgedaan of vergevorderd. De raadsgriffie maakt nu de balans op en op 2 februari 2026 zal er een bijeenkomst zijn met alle deelnemers van het burgerberaad waarin we de resultaten presenteren, aangeven wat nog open staat en hoe we daar verder mee gaan.

Raadscafé

Op 5 november 2024 heeft de gemeenteraad ingestemd met het organiseren van Raadscafés. Bij het Raadscafé gaan raadsleden en inwoners met elkaar in gesprek. De inwoner krijgt een tafel en mag daar een onderwerp met raadsleden bespreken, na een tijdje komt een nieuwe groep raadsleden. Deze gesprekken kenmerken zich als laagdrempelig, informerend en open. De Raadscafés zijn iedere keer op een andere locatie in de gemeente. Op 13 januari 2025 vond het eerste Raadscafé plaats in Waarland. Het Raadscafé is voor de zomer van 2025 geëvalueerd. De raadsgriffie heeft aan de bezoekers en aan de raads- en steunfractieleden een evaluatieformulier verzonden. De input is door de raadsgriffie verzamelt en verwerkt in een advies; we gaan door met het Raadscafé en evalueren volgend jaar nog een keer.

Voorbereidingen gemeenteraadsverkiezingen 2026

Op 18 maart 2026 vinden de volgende gemeenteraadsverkiezingen plaats. Met het oog op deze verkiezingen heeft de raadsgriffie de volgende zaken in gang gezet:

Opstelling inwerkprogramma voor (nieuwe) raads- en steunfractieleden (regionaal),

De raadsgriffie heeft het opzetten van de stemhulp gecoördineerd. Er is gekozen voor Mijnstem. Deze stemhulp zal op 18 februari 2026, online gaan.

Overleg gevoerd met team Verkiezingen en afgestemd met het hoofd Stembureau. Deze overleggen en afstemmingen worden vervolgd én afgerond in 2026.

Organiseren cursus politiek actief.

Vanuit Schagen waren er te weinig deelnemers voor een complete groep. De Schager aanmeldingen konden meedoen aan de cursus in Hollands Kroon. Vanuit de raadsgriffie en raad van Schagen is hier ondersteuning aan verleend. Onze raadsadviseur vond het daar zo leuk, dat hij is overgelopen(😉)

Herbenoeming burgemeester

Op 1 oktober 2025 liep de tweede termijn van burgemeester Van Kampen-Nouwen af. Mevrouw Van Kampen-Nouwen wilde graag herbenoemd worden. De griffier heeft de herbenoemingsprocedure gecoördineerd.

Op 21 januari 2025 waren de fractievoorzitters uitgenodigd op het Provinciehuis bij de Commissaris van de Koning. De commissaris heeft toen van de fractievoorzitters gehoord hoe zij er in staan. Vervolgens is de vertrouwenscommissie op 11 maart bij elkaar gekomen om het raadsvoorstel over de herbenoeming voor te bereiden. Op 27 maart heeft de raad een besloten raadsvergadering gehouden over de herbenoeming. Het besluit: een positieve aanbeveling, is daarna openbaar gemaakt. Op 30 augustus 2025 is met een Koninklijk Besluit tot herbenoeming besloten. In de raadsvergadering van 23 september hebben de vicevoorzitters van de raad hier uitvoerig bij stil gestaan. Op 10 oktober is de burgemeester door de commissaris opnieuw beëdigd.

Choose your own device

Op dit moment maken de raads- en steunfractieleden gebruik van bruikleen Ipads. Deze apparaten zijn aan het einde van deze raadsperiode afgeschreven. Voor de nieuwe raadsperiode moet er iets nieuws aangeschaft worden.

De gemeentelijk organisatie gaat voor haar hardware over op Choose your own device (CYOD). Dit betekent dat de organisatie haar medewerkers zelf de benodigde mobiele devices laten uitkiezen. De medewerkers kunnen daarbij kiezen uit een geselecteerd aantal devices. De raadsgriffie heeft in overleg met de afdeling Informatie en Automatisering, een device voor de gemeenteraad geselecteerd. Deze zal voor elk raadslid hetzelfde zijn en vanuit ICT van de gemeente, worden ondersteund.

Doelstellingen 2026

In dit hoofdstuk staan de extra taken, ofwel doelstellingen die de raadsgriffie voor 2026 voornemens is te realiseren.

Professionalisering en versterking (positie) gemeenteraad

Met de gemeenteraadsverkiezing in het verschiet, komt er een nieuwe gemeenteraad. Daarvoor zal er vanuit de raadsgriffie in het kader van de professionalisering van de raad, worden ingezet op het faciliteren van relevante trainingen. Hierbij wordt onder andere gedacht aan de volgende trainingen:

Een training voor de werkgeverscommissie,
Een training voor de vicevoorzitter,
Een training voor de voorzitters,
Teambuilding voor het presidium.

Verder is de raadsgriffie voornemens om ook in te zetten op de versterking van de positie van de gemeenteraad. Vanuit de raadsgriffie zal dit als volgt worden aangevlogen.

Allereerst wordt er sinds 2024 gewerkt met een lange termijn agenda (hierna: LTA). Een van de voordelen hiervan voor de gemeenteraad, zou zijn dat het de controlerende handvaten van de gemeenteraad zou versterken. Echter wordt de LTA tot op heden vooral benut door het college, om tijdens oordeelsvormende vergaderingen, mededelingen te doen aan de gemeenteraad. Vanuit de gemeenteraad wordt de LTA nog niet volledig benut. Het meer benutten van de LTA, kan bijdragen aan het steviger positioneren van de gemeenteraad. Derhalve gaat de raadsgriffie in 2026, het gesprek aan met de gemeenteraad over het gebruik van de LTA.

Daarnaast is het op dit moment zo dat in negen van de tien gevallen, de agenda van de gemeenteraad, wordt bepaald door het college. Het zijn vooral de raadsvoorstellen vanuit het college, die de agenda’s van de vergaderingen

domineren. Een enkele keer komt er een initiatief voorstel vanuit de gemeenteraad op de agenda, echter is dit eerder uitzondering dan regel te noemen. Daarom wordt voorgesteld om het reglement van orde aan te passen en daar een nieuw instrument aan toe te voegen, welke het voor de gemeenteraad mogelijk maakt, om zelf onderwerpen (actief) te agenderen. Over dit nieuwe instrument, leest u verderop in het jaarplan meer.

Tot slot zijn er afgelopen jaar twee burgerinitiatieven in de gemeenteraad geweest. Conform de geldende verordening “Verordening burgerinitiatief gemeente Schagen 2014”, zijn deze rechtsreeks op de agenda van de raadsvergadering geplaatst. In tegenstelling tot hetgeen in de verordening staat, ligt het voor de hand dat een burgerinitiatief eerst in een oordeelsvormende vergadering wordt behandeld. Daarom is de raadsgriffie voornemens om de verordening op dit punt aan te passen en daar waar nodig, te actualiseren.

Reglement van orde evalueren en aanpassen

In de gemeenteraad is diverse malen de wens verkondigd om het politieke debat meer aan te jagen. Één van de manieren om dit te realiseren, is door het reglement van orde te herzien. Bijvoorbeeld door meer de nadruk te leggen op het uitwisselen van politieke standpunten en argumenten tussen raadsleden en college én tussen de raadsleden onderling, in de oordeelsvormende vergaderingen van de gemeenteraad. Hierdoor zullen de oordeelsvormende vergaderingen minder gericht zijn op het bevragen van het college en juist meer gericht zijn op het uitwisselen van politieke standpunten.

Verder kan er ook worden gekeken of er toevoegingen wenselijk zijn aan het

instrumentarium van de gemeenteraad. Zo kan er bijvoorbeeld een “Agenda-initiatief” toegevoegd worden. Hiermee kunnen fracties een verzoek doen om een onderwerp te agenderen voor een oordeelsvormende vergadering, met als doel om over dat onderwerp, politieke meningen tussen de fracties uit te wisselen.

De bovenstaande voorbeelden zijn niet uitputtend maar geven slechts een richting van waar de raadsgriffie denkt dat er verbetering mogelijk is. Vanzelfsprekend moet eerst worden vastgesteld dat de gemeenteraad hier ook op zit te wachten. Daartoe gaat de raadsgriffie graag in gesprek met de gemeenteraad, om de wensen en bedenkingen voor het reglement van orde op te halen. Aan de hand daarvan zal de raad een herziene reglement van orde, ter vaststelling aangeboden krijgen.

Vervolg (voorbereidingen) gemeenteraadsverkiezingen 2026

Voortbouwend op het inwerkprogramma voor nieuwe raadsleden, het opzetten van de stemhulp en het organiseren van de cursus politiek actief, gaat de raadsgriffie in 2026 verder met de voorbereidingen van de gemeenteraadsverkiezingen. Zo blijft de raadsgriffie in gesprek met het team Verkiezingen. Daarnaast zal er nog een uitslagenavond worden georganiseerd. Zodra de verkiezingen achter de rug liggen, zal de aandacht uitgaan naar het verzorgen van een zachte landing voor de (nieuwe) raads- en steunfractieleden.

Zo wordt er een inloopmoment voor alle gekozen raadsleden georganiseerd, opdat zij alle vereiste documenten kunnen invullen en (indien gewenst) een device van de gemeente in bruikleen kunnen nemen. Daarnaast zullen er diverse introductieavonden worden georganiseerd.

Raadscafé evalueren

Zoals eerder aangegeven zal het Raadscafé in 2026 wederom worden geëvalueerd. Dit doet de raadsgriffie op een laagdrempelige wijze, middels een eenvoudig online in te vullen formulier. Dit zal naar verwachting om en nabij het zomerreces plaatsvinden.